GPSR: Die drei praktischen Grenzen bei EU-Verpackungsaufträgen – Verantwortlicher in der EU, verantwortliche Stelle und Rückverfolgbarkeit

Im Februar 2025 schickte uns ein Kunde, der kleine Küchengeräte herstellt, die überarbeiteten Gestaltungsentwürfe für eine Reihe von Farbschachteln. In seiner E-Mail schrieb er: „Die Europäische Union verlangt, dass auf der Verpackung die Adresse und die Kontaktdaten eines in der EU ansässigen Verantwortlichen angegeben werden. Bitte reservieren Sie dafür unten auf der Seite Platz, dann tragen wir die Informationen für Sie ein.“

Wir haben wie von ihm angegeben Platz gelassen. Nach dem Druck haben wir die Muster dorthin geschickt, und der Kunde meldete zurück: „Das Produkt wurde von der Plattform genommen, weil auf der Verpackung keine Angaben zu einer für die Einhaltung der Vorschriften verantwortlichen Person vorhanden sind.“

Der Kunde war sehr verärgert: „Ich habe die Adresse doch gedruckt, direkt unten rechts, in Schriftgröße 5.“

Das Problem liegt nicht im Druck, sondern darin, dass sie den „EU-Verantwortlichen“ und den „EU-Importeur“ als dieselbe Person betrachten. Dabei kann es sich um zwei völlig unterschiedliche Unternehmen handeln, und das auf der Verpackung angegebene Unternehmen muss nicht der Importeur sein. Dieser Beitrag behandelt drei Punkte: Wer als Verantwortlicher infrage kommt, welche Angaben konkret auf der Verpackung stehen müssen und wie es geschieht, dass die Verantwortung tatsächlich beim Drucker landet.

Erste Abgrenzung: Die verantwortliche Person in der Europäischen Union ist nicht der EU-Importeur

Die zentralen Anforderungen der GPSR (Verordnung (EU) 2023/988 über die allgemeine Produktsicherheit) lauten: Jedes in der Europäischen Union verkaufte Produkt muss zu einem in der Europäischen Union ansässigen Wirtschaftsbeteiligten zurückverfolgt werden können, der für die Konformität des Produkts verantwortlich ist und auf dem Produkt oder der Verpackung klar angeben muss, wer er ist und wie man ihn kontaktiert.

Hier werden am ehesten die verschiedenen Arten von Marktteilnehmern verwechselt: Hersteller, bevollmächtigter Vertreter in der Europäischen Union, Importeur und für die Erfüllung der Verpflichtungen verantwortliche Person. Unter „Importeur“ versteht man das Unternehmen, das die Produkte auf den EU-Markt bringt und sie in eigener Name in der Europäischen Union verkauft oder bereitstellt. Der Begriff „verantwortliche Person in der Europäischen Union“ bezeichnet dagegen die gesamte vorstehend genannte Gruppe von Marktteilnehmern.

Daher treten tatsächlich folgende Kombinationen auf:

Kundenauftritte in der Europäischen UnionWer auf der Verpackung angegeben werden sollWorauf Druckereien achten müssenHat eine EU-Tochtergesellschaft beziehungsweise EU-NiederlassungEU-TochtergesellschaftDen vollständigen Namen ausschreiben, nicht die Abkürzung verwendenKein EU-Sitz: Nutzung eines bevollmächtigten DrittenBevollmächtigter VertreterDie Angaben zum Vertreter müssen überprüfbar sein; der Kunde muss eine Vollmacht vorlegenDer Importeur ist ein Handelsunternehmen, die Ware wird nicht direkt aus China versendetImporteurDer Name des Importeurs muss mit den Zolldokumenten übereinstimmenReiner grenzüberschreitender DirektversandDienstleister für die AuftragsabwicklungVom Plattformanbieter ausgewählter Lagerhalter; die Gestaltung muss an geänderte Adressen angepasst werden können

In der Praxis erhalten wir am häufigsten Aufträge der dritten Art. Der Kunde ist ein Handelsunternehmen, das die Ware nach der Zollabfertigung aus Europa importiert und anschließend an die Vertriebskanäle in den jeweiligen Ländern verteilt. Bei der Verpackung solcher Aufträge müssen der Name, die Anschrift und die elektronischen Kontaktdaten des Importeurs mit den Zollabfertigungsunterlagen übereinstimmen – denn bei der Zollabfertigung prüft der Zoll diese Angaben, und auch bei der Plattformprüfung werden sie abgeglichen.

Die meisten Probleme entstehen jedoch genau dann, wenn die Kunden sich über diese Ebene nicht klar geworden sind. Sie tragen einfach die Lageradresse des Logistikdienstleisters ein oder lassen eine Agenturfirma im Layout stehen, mit der sie bereits nicht mehr zusammenarbeiten.

Der Maßstab der Druckerei ist hier ganz einfach: Was der Kunde vorgibt, drucken wir; wenn er jedoch einen Fehler macht, sprechen wir ihn an. Deshalb verlangen wir heute, dass der Kunde bei den Angaben zum EU-Verantwortlichen einen überprüfbaren Nachweis beifügt – eine Vollmacht, einen Screenshot der Zollunterlagen oder einen Abfrage-Link zur EU-Registriernummer –, statt lediglich zu sagen: „Drucken Sie es einfach so.“

Zweite Grenze: Welche Angaben auf die Verpackung gehören, gibt es vier

Sobald feststeht, wer verantwortlich ist, geht es darum, was aufgedruckt wird. Auf der Verpackung müssen die folgenden Angaben zur Identifizierung der verantwortlichen Person innerhalb der Europäischen Union aufgeführt sein:

Name——der vollständige Unternehmensname oder der Name, der den Betreiber eindeutig identifiziert.

Postanschrift——eine Adresse, unter der tatsächlich Post zugestellt werden kann, keine Website und keine E-Mail-Adresse.

Elektronische Kontaktmöglichkeiten——E-Mail-Adresse oder Telefonnummer zur Bearbeitung von Produkt Sicherheitsanfragen von Verbrauchern.

Kennzeichnung des Verantwortlichen – In Situationen mit mehreren Sprachen und mehreren Verantwortlichen muss der Empfänger auf einen Blick erkennen können, dass es sich um einen innerhalb der Europäischen Union ansässigen Verantwortlichen handelt. Die Adresse des chinesischen Herstellers sollte nicht ebenfalls angegeben werden, da dies zu Verwechslungen führen könnte.

Hier einige praktische Hinweise zum Druck:

Erstens, diese vier Angaben können auf einer beliebigen Fläche der Verpackung stehen und müssen nicht unbedingt auf der Vorderseite erscheinen. Kunden verlangen häufig, dass sie an der auffälligsten Stelle der Vorderseite gedruckt werden, doch das beruht auf einem Missverständnis – die Vorschriften verlangen dies nicht. Ein Druck auf der Unterseite oder an einer Seitenfläche entspricht sogar eher der Praxis des Verkaufs in Einzelhandelsgeschäften. Allerdings empfehlen wir nicht, überhaupt keinen Platz dafür vorzusehen, da die Verpackung im Einzelhandel genügend Angaben enthalten muss, um Kontrollen vor Ort zu ermöglichen.

Zweitens können technische Informationen, die elektronisch bereitgestellt werden (Seiten, QR-Codes, URLs), unter bestimmten Bedingungen einen Teil der Informationen in physischer Form ersetzen, jedoch nicht alle. Entscheidend ist: Werden diese Informationen „auffällig auf dem Produkt selbst oder auf der Verpackung angezeigt“ und können sie „auch elektronisch abgerufen“ werden, können bestimmte Informationen auf einen späteren Zeitpunkt online verlagert werden. Die grundlegenden Produktinformationen (Modell, Charge, Materialkennzeichnung) und die Warnhinweise müssen jedoch physisch auf der Verpackung angegeben werden.

Drittens die Schriftgröße. Die GPSR selbst schreibt zwar keine konkrete Höhe wie 1,8 Millimeter vor, wie dies bei der Kennzeichnung von Kosmetika mit einem Mindesthaltbarkeitsdatum der Fall ist, formuliert jedoch, dass die Angaben „klar und lesbar“ sowie „dauerhaft sichtbar“ sein müssen. Die Plattformprüfung des Kunden verfolgt eigene Anforderungen. Üblicherweise muss die Schriftgröße mindestens drei Viertel der Größe der übrigen obligatorischen Kennzeichnungen auf der Verpackung betragen und darf weder hellgrau noch in einem Farbton mit zu geringem Kontrast zum Untergrund gehalten sein.

Unser Vorgehen ist: Die Angaben zum Verantwortlichen in der Europäischen Union werden als eigenständiger Bereich gestaltet, wobei die Schriftgröße nicht kleiner als der vom Kundenplattform geforderte Mindestwert sein darf. Außerdem werden sie im Musterfreigabeformular gesondert aufgeführt, damit der Kunde sie unterschreibt. Mit der Unterschrift auf dem Muster geht die Verantwortung auf den Kunden über; wird die Freigabe des Musters nicht unterschrieben und die Produktion trotzdem aufgenommen, liegt die Verantwortung bei uns.

Die dritte Grenze: Was auf der Verpackungsseite in den Rückverfolgungsinformationen steht

Der dritte Punkt sind die technischen Unterlagen. Diese Unterlagen werden üblicherweise vom Kunden zusammengestellt und archiviert, doch die darin enthaltenen Angaben zum Verpackungsmaterial müssen häufig vom Druckereiunternehmen bereitgestellt werden, da dieses die physischen Parameter der Verpackung kennt.

Die GPSR verlangt, dass die technischen Unterlagen Informationen enthalten, mit denen das Produkt identifiziert werden kann. Bei der Verpackung sind dies in der Regel die folgenden Angaben:

Verpackungsangaben in technischen DokumentenDatenquelleHäufige FehlerVerpackungsmaterial und -strukturDruckereiAngegeben ist „Papierbox“, tatsächlich handelt es sich um kaschierten grauen KartonKontaktiert das Material das Produkt direkt?KundeDie Druckerei nimmt standardmäßig an, dass kein direkter Kontakt besteht; bei fensterstanzigen PET-Folien ist jedoch die PET-Schicht die Kontaktfläche.Warnhinweis auf der VerpackungKundeDer Warnhinweis wird auf die Innenverpackung gedruckt und beim Öffnen weggeworfenPosition der Chargen- bzw. SeriennummerBeide SeitenAuf der Verschlussfolie gedruckt und während des Transports abgerissenKennzeichnung der VerpackungDruckereiDie Recyclingmarkierung wurde bei einer Verbundstruktur nur auf eine einzige Materialart aufgedruckt

Die dritte Zeile ist der Bereich, in dem tatsächlich leicht etwas schiefgeht. Wenn die Druckerei bei der Auftragsannahme standardmäßig davon ausgeht, dass sie keinen Warnhinweis druckt, drucken Kunden den Warnhinweis häufig auf die äußere Versandkarton, nicht jedoch auf die innere Geschenkbox – obwohl das Produkt tatsächlich einzeln im Einzelhandel versandt wird und die innere Geschenkbox die Verpackung ist, die der Kunde sieht.

Unser Vorgehen ist: In der technischen Abstimmung vor der Angebotsabfrage ausdrücklich zu fragen: „Werden die Warnhinweise und die Chargennummer auf der einzelnen Einheit aufgedruckt, die dem Verbraucher beim Verkauf übergeben wird, oder auf dem Umkarton?“. Mit dieser einen Frage lassen sich die meisten späteren Haftungsstreitigkeiten vermeiden.

Ein weiterer Punkt wird häufig übersehen: die Einheitlichkeit der Herstellerangaben. Der in der technischen Dokumentation angegebene Name, die Anschrift und die Kontaktdaten des Herstellers müssen vollständig mit den Angaben auf der Verpackung sowie den auf dem Produkt selbst eingeprägten übereinstimmen. Werden in derselben Lieferung zwei Verpackungsversionen vermischt oder stammt das Produkt selbst aus einer älteren Version, während die Verpackung einer neueren entspricht, wird die Rückverfolgbarkeit unmöglich.

Die drei Felder, die in einem Angebot angegeben werden sollten

Wenn man diesen ganzen Weg zurückblickt und ihn auf die tatsächlichen Handlungen in der Druckerei zurückführt, sind es im Grunde drei Sätze. Bei Aufträgen aus der Europäischen Union verlangen wir vom Kunden, dass er vor der Bestellung die drei Angaben schriftlich bestätigt. Fehlt eine davon, weisen wir schriftlich auf das Risiko hin:

Rolle des für die Verantwortung haftenden Akteurs in der EU – ob Importeur, autorisierter Vertreter, erbringender Dienstleistungsanbieter oder EU-Tochtergesellschaft. Dieser Punkt bestimmt, wessen Name angegeben wird.

Informationsdarstellung – Physisch auf der Verpackung oder elektronisch über eine Seite beziehungsweise einen QR-Code. Diese Festlegung bestimmt die Anordnung des Layouts.

Einheit für die Anbringung der Rückverfolgungskennzeichnung – Chargennummer und Warnhinweis werden entweder auf der Verkaufseinheit oder auf der Transportverpackung angebracht. Diese Festlegung bestimmt, wie viele Ausfertigungen gedruckt werden müssen.

Diese drei Punkte nehmen wir in den Anhang des Angebots auf. Der Wortlaut lautet:

„Die in diesem Angebot enthaltene EU-konforme Gestaltung wird nach den Angaben des Auftraggebers zum in der EU ansässigen Verantwortlichen erstellt, die er uns schriftlich mitgeteilt hat; maßgeblich sind dabei Funktion, Name, Anschrift und elektronische Kontaktdaten. Die Platzierung und die Schriftgröße der Angaben ergeben sich aus dem Freigabebogen für den Proof. Nach Bestätigung des Proofs durch den Auftraggeber übernimmt dieser sämtliche Compliance-Verantwortung sowie alle Schäden, die sich aus fehlerhaften, geänderten oder nicht rechtzeitig aktualisierten Angaben ergeben. Da der Auftraggeber die Platzierung von Warnhinweisen nicht bestätigt hat, wird die Verpackung vom Hersteller ohne entsprechende Warnhinweise gefertigt.“

Das ist keine Schuldverschiebung, sondern macht lediglich deutlich, wo die ohnehin klaren Grenzen liegen.

Weiterführende Lektüre

Verpackungen für den Export in die Europäische Union: 4 compliance requirements——Neben der GPSR regeln diese vier Vorgaben in der Europäischen Union jeweils unterschiedliche Aspekte ab.

Export nach Großbritannien mit UKCA / britischer Bevollmächtigter der 4. Kategorie, tatsächlich konform – so werden die Verantwortlichkeiten für Großbritannien und die EU nach dem Brexit aufgeteilt.

Verpackungen für den Export in die USA müssen drei Hürden meistern: FDA, Prop 65 und CPSIA – ein Vergleich der unterschiedlichen Ansätze für die Marktzulassung.

EU-REACH-Zertifizierung für Verpackungsmaterialien: Wie lässt sich die SVHC-Liste prüfen?——Neben der Verantwortlichkeit für diese Prozessstrecke muss auch die Compliance des Materials selbst gewährleistet sein.