Kundenbestand „Konsignationslager“: 3 reale Grenzen – Eigentumsübergang nicht erfolgt / Unverkäufliche Ware belegt Lager / Haftung nach Auftragsstorno – welche drei Zahlen eine Druckerei zuerst prüfen sollte, wenn sie „Lagern Sie diese Ware vorerst bei Ihnen“ annimmt

Im Februar 2026 wandte sich ein Kunde aus der Beauty-Branche an uns. Er wollte Verpackungsboxen für eine Aktion sowie Einkaufstaschen drucken lassen.

Nach unserem Angebot sagte der Kunde: „Wir legen die Menge aber noch nicht fest. Produzieren Sie zunächst 50000 Stück und lagern Sie sie bei uns, dann holen wir sie ab.“

Für den Kunde erschien das selbstverständlich – „Die Ware muss schließlich irgendwohingestellt werden“.

Wir prüften die Kalkulation intern und antworteten: „Wir können den Auftrag annehmen, müssen diese drei Kostenpositionen aber eindeutig klären. Ohne diese drei Zahlen würde uns dieser Auftrag nach der Produktion drei zusätzliche Probleme bereiten.“

Der Kunde verstand dies nicht. Schließlich sei die Ware nicht unser Eigentum.

Wir setzten uns mit ihm zusammen und berechneten die Kosten. In diesem Artikel geht es um drei Aspekte dieser Kalkulation.

Die erste Grenze: Das Eigentum ist nicht übergegangen, doch die Ware bindet bereits unsere Kapazität und Liquidität

Konsignationslager klingt so, als würden „die Sachen des Kunden bei uns“ liegen. Aus betrieblicher Sicht einer Druckerei bindet es jedoch wesentlich mehr Ressourcen als gewöhnlicher Bestand.

Die erste Bindung betrifft Material. Das white cardboard für die Boxen und das kraft paper für die Einkaufstaschen haben wir vorab beschafft. Solange das Papier im Lager liegt, ist Kapital gebunden. Nimmt der Kunde die Ware am Ende nicht ab, wird dieses Papier zu unverkäuflichem Material, dessen Vorfinanzierung wir für den Kunden übernommen haben. Gleichzeitig gehört es nicht zu unseren Produkten, was die Verwertung sehr aufwendig macht: Ein Verkauf an Dritte wäre ein Vertragsbruch, ohne Verkauf bleibt es weiterhin belegter Lagerraum.

Die zweite Bindung betrifft Produktionskapazität. Dieser Punkt ist weniger offensichtlich. Konsignationsbestand belegt nicht „eine Ecke im Lager“, sondern „einen Platz im Produktionsplan“. Nach Fertigstellung der 50000 Boxen holt der Kunde möglicherweise erst nach drei Monaten die erste Charge ab. In diesen drei Monaten liegt die Ware in unserem Fertigwarenlager – unsere Lagerplätze werden nach „Umschlagshäufigkeit“ geplant, nicht nach dem Prinzip „ohnehin kein Platzproblem“.

Noch komplizierter wird die Abstimmung mit dem nächsten Auftrag: Der Kunde holt beim ersten Mal 8000 Stück, beim zweiten Mal 12000 Stück und beim dritten Mal den Rest ab. Jede Abholung erfordert ein separates Kommissionieren, separate Zählung und separate Versendung. Die Versandkosten je Charge sind höher als bei einer Gesamtabholung. Diese drei getrennten Abholungen verursachen Kosten, die häufig auf uns abgewälzt werden, weil der Kunde sagt: „Warum ist das denn Ihr Problem, wenn Sie in Teillieferungen liefern?“

Die dritte Bindung betrifft das Zahlungsziel. Bei gewöhnlichen Aufträgen lauten die Zahlungsmeilensteine „Druckvorkasse → Versand → Restbetrag“ oder „vollständige Vorauszahlung“. Bei Konsignation funktioniert es anders: Die Ware kann fertiggestellt sein, ohne dass ein einziger Euro eingegangen ist; die Zahlung wird erst bei tatsächlicher Abholung fällig. Bei einem Abholzeitraum von 6 Monaten finanzieren wir dem Kunden somit 6 Monate lang Lagerung und Kapital in Höhe von 60000 Boxen unentgeltlich vor.

Deshalb fragen wir in der Angebotsphase immer: „Wann holt Ihr Unternehmen die Ware nach Fertigstellung voraussichtlich zum ersten Mal ab? In wie vielen Chargen?“

Damit wird der Kunde nicht verärgert. Es geht darum, zu entscheiden, ob und wie wir den Auftrag annehmen. Mit einer klaren Zahl wird alles transparent: Sagt der Kunde „einmal innerhalb von drei Monaten“, handelt es sich im Wesentlichen um eine gewöhnliche Bestellung mit einem anderen Wortlaut. Sagt er „unklar, möglicherweise holen wir anytime ab, vielleicht auch noch nach einem Jahr einen Teil“, ist es echte Konsignation, die entsprechend kalkuliert werden muss.

Die zweite Grenze: Unverkäufliche Ware belegt Lagerraum – drei Lösungen, drei Kosten

Die zweite Grenze betrifft die Frage: „Was geschieht, wenn die Ware am Ende nicht abgeholt wird?“ Das muss vor der Auftragsannahme geklärt werden, sonst trägt die Druckerei die Kosten einseitig.

Wir bieten Kunden normalerweise drei Optionen, die jeweils unterschiedliche Kosten verursachen:

Am empfehlenswertesten ist eine Kombination der ersten und dritten Option: Mit einer Teilanzahlung die Kapazität sichern und gleichzeitig ein Verwertungsrecht nach Fristüberschreitung vereinbaren.

Beim dritten Modell, dem Verwertungsrecht, muss ein Punkt unmissverständlich geklärt werden: Das Verwertungsrecht muss im Vertrag stehen, und der Preis muss vorab festgelegt werden. Eine spätere Klärung ist ausgeschlossen. Wenn lediglich mündlich vereinbart wurde, „verwerten Sie die Ware einfach, wenn sie zu lange liegt“, entsteht im Streitfall ein Konflikt – der Kunde sagt: „Ich dachte, Sie würden meine Ware nicht anfassen“, und wir sagen: „Ich dachte, Sie würden sie nicht dauerhaft stehen lassen“.

Ein weiterer praxisrelevanter Detailpunkt: Konsignationsware muss physisch getrennt gekennzeichnet und getrennt gelagert werden. Das ist keine Übervorsicht, sondern Selbstschutz. Fordert ein Kunde bei der Abholung 200 Stück zu wenig, müssen wir anhand der Aufzeichnungen nachweisen können, dass sich vor der Abholung 3000 Stück im Bestand befanden. Bei gemischter Lagerung lässt sich dieser Nachweis nicht mehr führen. Unser Betrieb hängt für jede Konsignationscharge ein separates Etikett mit Kundenname, Charge, Menge und Eingangsdatum an. Bei jeder Abholung zählen beide Parteien die Ware gemeinsam und bestätigen dies durch Unterschrift.

Die dritte Grenze: Der Kunde storniert den Auftrag oder ändert die Menge – drei Fälle, drei Verlustzuordnungen

Die dritte Grenze ist der schmerzlichste Aspekt der Konsignation: Der Kunde holt die Ware nicht wie vereinbart ab oder erklärt sie sogar vorzeitig für nicht mehr gewünscht.

Diese Fälle müssen vorab getrennt geregelt werden, denn „Konsignation“ ist weder rechtlich noch kaufmännisch ein automatisch wirksamer Status. Wir unterscheiden drei typische Situationen:

Fall 1: Der Kunde holt die Ware während der gesamten Laufzeit nicht ab, und die Frist läuft ab. Dieser Fall wurde bereits im Rahmen der dritten Grenze geregelt – die Ware wird entsprechend dem vereinbarten Verwertungsrecht behandelt, und der Verlust wird nach der vereinbarten Quote getragen. Entscheidend ist, dass die Vereinbarung besteht und der Kunde bei der Auftragsannahme unterschrieben hat.

Fall 2: Der Kunde verlangt während der Laufzeit eine Mengenreduzierung. Der häufigste Streitpunkt lautet: „Muss der nicht abgeholte Teil zurückgezahlter Anzahlungen erstattet werden?“ Unser Grundsatz lautet: Die Anzahlung deckt die bereits gebundene Kapazität und das bereits eingesetzte Material ab, nicht die „endgültig abgeholte Menge“. Reduziert der Kunde die Menge daher, sind die bereits entstandenen Kosten (Papier, Plattenkosten, Personal und eingeplante Maschinenstunden) nicht zu erstatten. Dieser Grundsatz muss im Vertrag stehen. Andernfalls wird der Kunde selbstverständlich davon ausgehen, dass alles nicht Abgeholte zurückerstattet wird.

Fall 3: Der Kunde verlangt während der Laufzeit eine Mengenerhöhung. Diese Situation wirkt zunächst vorteilhaft, enthält jedoch eine Falle: Die Ware wurde ursprünglich nach einem bestimmten Produktionsplan gefertigt. Eine zusätzliche Menge im laufenden Prozess muss möglicherweise vor den Aufträgen anderer Kunden eingeschoben werden. Zudem kann eine neue Rüsten- oder Plattenkostenzeit erforderlich sein (bei einer neuen Farbanzahl), und sogar bereits zugesagte Liefertermine anderer Kunden können beeinträchtigt werden.

Deshalb nehmen wir in unsere Verträge folgende Klausel auf: Der Mehrbetrag einer Konsignationsbestellung wird zu einem Preis für einen kurzfristig eingeschobenen Auftrag berechnet (über dem regulären Stückpreis), und der Liefertermin richtet sich nach der aktuellen Maschinenplanung. Werden Frist, Vergütung und Preis schriftlich geregelt, entstehen auf beiden Seiten keine Überraschungen.

Welche drei Zahlen sollte eine Druckerei zuerst klären, wenn sie „Lagern Sie diese Ware vorerst bei Ihnen“ annimmt?

Die drei zuvor beschriebenen Aspekte lassen sich in drei unmittelbar prüfbare Zahlen zusammenführen:

Die erste Zahl: Abholrhythmus – wie häufig wird abgeholt, in wie vielen Chargen und mit welcher Menge je Charge. Diese Zahl entscheidet, ob es sich um „eine gewöhnliche Bestellung mit anderem Wortlaut“ oder um echte Konsignation handelt. Kann der Kunde einen festen Abholplan und eine Mengenaufstellung vorlegen, bearbeiten wir den Auftrag wie eine gewöhnliche Bestellung und ändern lediglich die Lieferadresse in unser Lager. Kann der Kunde selbst keine belastbaren Angaben machen, muss der Auftrag nach den Konsignationsbedingungen der zweiten Grenze angenommen werden.

Die zweite Zahl: Vorgehen bei Fristüberschreitung – Frist, Überschreitungsgebühren und Verwertungsrecht. Diese drei Punkte müssen gemeinsam vereinbart werden; die ersten beiden allein reichen nicht aus. „Wenn sie nicht abgeholt wird, lassen wir sie einfach stehen“ ist keine Lösung, sondern verschiebt das Risiko vollständig zur Druckerei.

Die dritte Zahl: Wie viel Lagerraum und wie lange belegt diese Ware unser Lager? Damit wird nicht um Lagerfläche mit dem Kunden gestritten, sondern die eigene Kapazitätsplanung betrieben. Unsere Lagerplätze werden derzeit nach Umschlagshäufigkeit berechnet. Kommt ein Auftrag über 50000 Stück hinzu und holt der Kunde die Ware nicht im vereinbarten Rhythmus ab, wirkt sich dies unmittelbar auf die Liefertermine der nächsten drei Kunden aus. Die Bindung von Lagerplatz und Abholplan ist eine notwendige Maßnahme der Druckerei, um die Interessen anderer Kunden zu schützen. Wir vereinbaren mit Kunden üblicherweise ausdrücklich: „Diese Ware belegt bei uns Lagerplatz im Umfang von X Monaten. Überschreitet die Lagerdauer diesen Zeitraum, wird der Platz vorrangig für den nächsten Auftrag freigehalten; eine Abholung muss dann neu terminiert werden.“

Ein Satz für Kunden

Das größte Missverständnis bei Konsignationsbestand lautet: „Die Ware liegt bei Ihnen, Sie müssen sie lediglich aufbewahren.“

In reality belegt die Ware bei einer Druckerei jedoch Materialkapital, Produktionskapazität, Lagerfläche und Zahlungsziele. Das ist nicht kostenlos.

Unsere Empfehlung lautet: Ersetzen Sie den Satz „Lagern Sie die Ware bei Ihnen“ durch eine konkrete Konsignationsvereinbarung. Sie muss nicht kompliziert sein. Sechs Punkte reichen aus: Abholplan und Anzahl der Abholungen, Frist bei Überschreitung, Überschreitungsgebühren, Verwertungsrecht nach Fristüberschreitung, Berechnungsgrundsätze für Mengenänderungen sowie Mengenbestätigung bei jeder Abholung. Sobald diese Vereinbarung schriftlich vorliegt, kennen beide Seiten ihre Grenzen. Das führt zu einer beständigeren Zusammenarbeit als eine mündliche Übereinkunft.

Unser bester Kunde nutzte zwei Jahre lang Konsignationslager und holte jeden Monat eine feste Menge ab, ohne dass jemals ein Fehler auftrat. Er sagte: „Anfangs verstand ich nicht, warum Sie eine Vereinbarung verlangten. Später erklärte mir unsere Einkaufsabteilung, dass diese Vereinbarung die Verantwortung von uns als Lieferanten weggenommen hat.“ – Richtig. Eine Vereinbarung schützt beide Seiten, nicht nur die Druckerei.

Weiterführende Informationen

• Lagerverwaltung in Druckereien: 3 reale Kostenkategorien – FIFO bei Rohpapier / unverkäufliche Fertigware / Belegung durch Halbfertige Ware – Konsignationsbestand ist eine konkrete Ausprägung der Falle „unverkäufliche Fertigware“
• Verpackungsbeschaffung: 3 reale Kostengrenzen bei Einmalkbestellung gegenüber Teillieferung – Mindestbestellmengen / Lagerbestand / Versionseinfrierung – Abholung in Teilmengen und Bestellung in Teilmengen sind zwei unterschiedliche Kostenkalkulationen
• 3 reale Wege zur Bearbeitung von Kurzfristaufträgen in der Hochsaison: beschleunigte Produktion / Prozessänderung / Auftragsübertragung – Der Mehrbetrag einer Konsignationsbestellung ist ein eingeschobener Auftrag und folgt derselben Preis- und Terminlogik
• Geschenkbox-Auftrag storniert oder Menge reduziert? 4 Notfalllösungen für Inhaber von Druckereien – Der Umgang mit Mengenreduzierungen während der Laufzeit wird ausführlicher behandelt
• 3 reale Vertragslücken zwischen Druckerei und Markenartikler – 3 Klauseln, die im Vertrag stehen, aber von der Druckerei übersehen werden und dennoch Haftung auslösen – Die 6 Punkte der Konsignationsvereinbarung gehören zu dieser Kategorie