Verpackungsbeschaffung: „Einmalige Bestellung oder Teilbestellungen“ – drei echte Kostengrenzen: Mindestbestellmenge, Lagerbestandskostenen und Versionsstillstand. Welche drei Kostenfaktoren sollte eine Druckerei zuerst berechnen, wenn sie einen Auftrag mit „erstmalig kleine Menge testen“ annimmt?

Weder direkt zustimmen noch direkt ablehnen, sondern die Wünsche der Kundin aufschlüsseln und klar erläutern: Sie verlangt den Preisvorteil einer Bestellung und zugleich die Flexibilität, in Teilbestellungen zu bestellen. Beides widerspricht sich in der Kostenstruktur eines Druckereibetriebs, denn der Druck weist typischerweise eine Mischung aus Einrichtungs- und variablen Kosten auf. Die für Maschinenstart, Farbeinstellung, Farbausgleich, Andruck und Probedruck benötigte Zeit ist bei 500 und 5000 Stück nahezu identisch. Der richtige Ansatz ist eine Gegenüberstellung mit drei Kostenblöcken: Mindestbestellmenge, Bestandshaltung und Versionsbindung. Bei der Mindestbestellmenge entstehen durch Teilbestellungen wiederholt Einrichtungskosten, Kosten für die Wiederherstellung von Druckplatten, Ausschuss bei Mustern, erneute Einrichtungskosten in den nachgelagerten Verarbeitungsstufen sowie durch die Mindestbestellmengen des Papierherstellers verursachte Restmengen. Die Fixkosten werden somit mit der Anzahl der Bestellungen multipliziert. Berechnet wird der Mehrbetrag je Stück, indem die Differenz zwischen den Fixkosten einer Bestellung und den Fixkosten mehrerer Bestellungen durch die Gesamtmenge geteilt wird. Bei der Bestandshaltung werden die zusätzlich bestellten Mengen nicht eingespart. Aus noch nicht ausgegebenem Geld wird Geld, das im Lager gebunden ist. Zu berücksichtigen sind die Kapitalbindung, Lager- und Versicherungskosten, Risiken durch langsam oder gar nicht abverkaufte Bestände und Ausschuss, die Opportunitätskosten bei befristeten Verpackungen sowie die Opportunitätskosten festgelegter, aber ungenutzter Mittel. Bei der Versionsbindung sind Verpackung und Produkt miteinander verknüpft und nicht gegenseitig austauschbar. Eine geänderte Rezeptur, ein neues Hauptlayout, aktualisierte Kennzeichnungsvorschriften, veränderte Anforderungen des Vertriebskanals oder selbst ein neuer Papiercharge des Lieferanten kann eingelagerte Bestände entwerten. Die Berechnung multipliziert die erwartete Haltedauer mit der Wahrscheinlichkeit einer Änderung, um daraus die erwartete Ausschusswahrscheinlichkeit zu ermitteln, und multipliziert dieses Ergebnis anschließend mit dem Warenwert. Anschließend sollte ein Kompromiss angeboten werden: Zunächst die Hälfte bestellen, um den Stückpreis festzulegen, die spätere Nachbestellung zum selben Preis ausführen und zugleich Frist sowie Höchstmenge vereinbaren. Das ist ein für den Druckereibetrieb real umsetzbarer Vorschlag, da der Stückpreis auf einer Grundlage beruht, die nach Verteilung der Einrichtungskosten einer größeren Auflage erzielt werden kann.

Der Unterschied liegt nicht nur im Produkt aus Stückpreis und Menge. Entscheidend ist, dass die Anlaufkosten mehrfach anfallen. Die Berechnung erfolgt in vier Schritten. Im ersten Schritt werden die wiederkehrenden Fixkosten aufgelistet: Farbeinrichtung und Farbabgleich beim Anlauf, Neugravieren der Druckplatten beziehungsweise Druckformherstellung – die Schneidform wird nur einmal erstellt, die Druckplatten müssen jedoch für jede Charge neu hergestellt werden –, Verlust durch Musterherstellung und Testproduktion, Anlaufkosten der Weiterverarbeitung wie Stanzung, Hotprägung und Verklebung sowie Bestellmengen, die vom Papierhersteller nicht vollständig benötigt werden. Viele Papiersorten werden nämlich mindestens in Tonnenmengen bestellt, während der Drucker bei einem Auftrag nur einen Teil verbraucht. Mehrere Chargen bedeuten daher, dass das Papier mehrfach angeliefert wird, jedes Mal Lagerplatz beansprucht und möglicherweise durch unterschiedliche Chargen Abweichungen in der Farbe entstehen. Im zweiten Schritt wird die Differenz zwischen den gesamten Fixkosten beider Optionen berechnet. Im dritten Schritt wird dieser Betrag durch die Gesamtmenge geteilt, um zu ermitteln, wie viel Mehrkosten pro Stück durch die Aufteilung einer Bestellung auf mehrere Chargen entstehen. Dieser Wert fällt häufig kleiner aus, als Kunden vermuten, weil die Fixkosten nur einen begrenzten Anteil an den Gesamtkosten ausmachen. Im vierten Schritt wird diese Differenz mit den Kosten der zweiten Rechnung verglichen: dem in Lagerhaltung gebundenen Kapital für die zusätzlich bestellte Menge sowie dem Risiko, dass die Ware unbewegt bleibt, verschrottet werden muss oder an Wert verliert. Diese Kosten sind in der Regel erheblich höher als die Differenz im Stückpreis. Insgesamt rechnen sich mehrere Teilbestellungen deshalb meistens als wirtschaftlicher, es sei denn, der Absatz des Kunden ist äußerst stabil, die Wahrscheinlichkeit einer Überarbeitung äußerst gering und ausreichend Lagerraum vorhanden ist. Bei der Vorstellung gegenüber dem Kunden sollte die Differenz sowohl als absoluter Betrag als auch als Betrag pro Stück dargestellt werden. Eine Abweichung von wenigen Zehntel-Yuan pro Stück erscheint zunächst unerheblich, ergibt bei einer Menge von mehreren Zehntausend Stück jedoch einen spürbaren Betrag. Dieser Betrag ermöglicht gleichzeitig eine flexiblere Auftragsabwicklung.

Verpackungen unterscheiden sich von Fertigwaren: Bei längerer Lagerung kann man Fertigwaren mit Rabatt verkaufen, während Verpackungen zu Ausschuss werden. Es gibt vier konkrete Risikoarten. Das erste ist das Risiko durch die Lagerumgebung: Papierprodukte sind feuchtigkeits- und schädlingsempfindlich. Nach der Aufnahme von Feuchtigkeit verformen und verknittern sie, zudem kann die Klebeschicht beeinträchtigt werden. Für die Lagerumgebung gelten daher Anforderungen; Verpackungen dürfen nicht einfach auf dem Boden abgelegt werden. Das zweite sind Versicherungs- und Lagerkosten: Die Versicherungsprämie richtet sich nach dem Warenwert. Je höher der Warenwert, desto höher die Prämie. Der Kapitalanteil, der durch Verpackungen gebunden wird, ist meist höher als von Kunden angenommen, weil die Umschlagshäufigkeit von Verpackungen deutlich geringer ist als bei Fertigwaren. Das dritte ist das Risiko von Überbeständen und Verschrottung: Verpackungen haben eine begrenzte Haltbarkeit. Während der Lagerung können Papier Feuchtigkeit aufnehmen und sich verformen, Druckfarben können leicht oxidieren und Klebstoffe altern. Bei Beständen, die länger als ein Jahr gelagert wurden, steigen sowohl das Risiko von Farbabweichungen als auch das Risiko der Ablösung der Klebeschicht. Das vierte ist das Versionsrisiko, das am schwierigsten zu erkennen und am teuersten ist: Verpackungen sind an ein Produkt gebunden und nicht universal einsetzbar. Eine Produktüberarbeitung, ein neues Hauptlayout, aktualisierte Kennzeichnungsvorschriften, geänderte Anforderungen eines Vertriebskanals oder bereits geringfügige Abweichungen in Weiße und Steifigkeit aufgrund einer neuen Papiercharge können Kunden dazu veranlassen, eine andere Materialcharge zu verlangen. In allen diesen Fällen werden aufgestockte Bestände unbrauchbar. Ein praktischer Standard für die Entscheidung, ob mehr bestellt werden sollte, besteht darin, die Schwankungen der Kundennachfrage mit der Lagerdauer von Verpackungen abzugleichen: Liegt die monatliche Absatzschwankung innerhalb von 30 % und ist die Nachfrage vergleichsweise vorhersehbar, ist eine größere Bestellung unbedenklich. Schwankt der Absatz jedoch regelmäßig um 100 %, wird der zusätzlich bestellte Teil wahrscheinlich zu Überbestand.

Weil die Preisgrundlage für diese Zusage nicht gegeben ist. Das Prinzip von Mengenrabatten beruht darauf, dass Fixkosten wie Maschinenanlauf, Farbeinrichtung und Farbpassung, Druckplatten, Verlust bei der Probefertigung, Anlauf nach der Druckverarbeitung sowie die Mindestbestellmenge der Papierfabrik auf die einzelnen Produkte verteilt werden. In einer Charge von 5000 Stück wurden diese Kosten bereits einmal anteilig verrechnet. Kommt später eine weitere Charge von 2000 Stück hinzu, muss die Produktion die Maschinen erneut anlaufen, die Farben erneut einrichten und abgleichen, erneut Muster herstellen und neue Druckplatten anfertigen. Selbst wenn der Kunde bereit ist, den Stückpreis für 5000 Stück zu zahlen, sind die tatsächlichen variablen Kosten somit nicht null. Der Drucker muss die Differenz entweder selbst tragen oder bei anderen Aufträgen wieder ausgleichen. Noch riskanter ist die dritte Rechnung: Wenn der Kunde eine Nachbestellung zum Preis von 5000 Stück zusagt, wird er sehr wahrscheinlich auf einmal 5000 Stück einlagern. Damit geht das gesamte Risiko von Ausschuss durch eine Produktüberarbeitung, einen Wechsel des Hauptbildes, aktualisierte Kennzeichnungsvorschriften, veränderte Anforderungen des Vertriebskanals oder einen Chargenwechsel beim Papierhersteller auf den Kunden über. Häufig ist sich der Kunde dieses Risikos überhaupt nicht bewusst. Deshalb sollte weder einfach zugestimmt noch einfach abgelehnt werden. Stattdessen ist die Preisstruktur aufzuschlüsseln: Einmalige und bei jeder Charge erneut anfallende Kosten sind getrennt darzustellen und eine realistische, umsetzbare Lösung anzubieten. Eine sinnvolle Option besteht darin, zunächst einen Teil der Bestellung zu veranlassen und den Stückpreis damit festzuschreiben, die Nachbestellungen anschließend zum gleichen Preis abzuwickeln und zugleich einen Gültigkeitszeitraum sowie eine Mengenobergrenze zu vereinbaren. Eine Mengenobergrenze ist zwingend erforderlich. Oberhalb der vereinbarten Menge verändert sich die Grenzkostenstruktur des Druckers tatsächlich. Diese Grenze muss daher vorab schriftlich festgelegt werden und nicht nachträglich diskutiert werden.

Eine Auftragsvergabe in Teilchargen ist nur dann eindeutig die bessere Lösung, wenn drei Bedingungen gleichzeitig erfüllt sind: Das Produkt befindet sich in der Markvalidierungsphase, die Absatzmengen sind tatsächlich unsicher und beruhen nicht lediglich auf einer Unklarheit beim Kunden; die Wahrscheinlichkeit einer Überarbeitung ist hoch, etwa aufgrund einer schnellen Produktentwicklung, mehrerer Vertriebskanäle oder eines konkreten laufenden Überarbeitungsplans; und die Abstände zwischen den Chargen liegen im steuerbaren Bereich des Druckereiunternehmens, beispielsweise drei statt sechs Termine innerhalb von drei Monaten statt eines Abstands von einem Jahr. Umgekehrt ist eine einzelne Bestellung für die gesamte Menge tatsächlich günstiger, wenn die Absatzmengen bereits stabil sind, kein Überarbeitungsplan besteht und dem Kunden weder Lagerfläche noch Kapital fehlt. In diesem Fall werden die Fixkosten auf eine größere Menge verteilt, das Druckereiunternehmen kann wegen der zugesicherten Abnahmemenge bessere Preise anbieten, und das Lagerbestandsrisiko ist gering. Das Druckereiunternehmen sollte deshalb bei diesem Thema nicht für eine große Bestellmenge werben, sondern die tatsächlichen Kostenunterschiede beider Optionen nachvollziehbar darstellen, damit der Kunde entsprechend seiner betrieblichen Situation auswählen kann. Drei Fragen sollten dem Kunden gestellt werden: Wie stark schwanken die Absatzzyklen? Wie häufig wird das Produkt voraussichtlich überarbeitet? Wie viele Bestände kann das Lager aufnehmen und für wie lange? Mit diesen drei Angaben lässt sich die Abwägung weitgehend festlegen. Besonders zu beachten ist, dass zu kleine Muster- oder Erst Chargen den Produktionsspielraum einschränken. Die Fixkosten für die Maschineneinrichtung können nicht vollständig verteilt werden, während Farbabweichungen und Ausschussquoten tendenziell höher ausfallen. In der Testphase kann eine sehr kleine Erprobungsmenge daher häufiger teurer als günstiger sein, als der Kunde erwartet.