Lagerhaltung in Druckereien: 3 echte Bestandsbilanzen – First-in-first-out bei Rohpapier, langsame Bewegung bei Fertigwaren und blockierter Lagerplatz durch Halbfertigwaren. Welche 3 Bereiche ein Druckereibesitzer zuerst prüfen sollte, wenn die Prüfung fragt: „Sind Ihre Bestandsangaben korrekt?“
💡 💡 Auf einen Blick
Die Antwort auf die Frage, ob der Bestand stimmt, liegt immer in drei Ecken verborgen. Der Grund dafür ist, dass die Bestandsbücher nur Wareneingänge und Warenausgänge erfassen, jedoch nicht, wem eine Papierrolle oder welcher Karton gehört. Im Kern fehlt also nicht die Bestandszählung, sondern die eindeutige Zuordnung. Erstens: Rohpapier nach dem Prinzip, zuerst eingetroffene Bestände zuerst zu verbrauchen. In Druckereien ist dies schwieriger als in gewöhnlichen Fabriken. Eine geöffnete Papierrolle lässt sich nicht mehr stückweise zählen; ihre Restmenge kann nur anhand der verbleibenden Meter geschätzt werden. Ein Bogen im Format 889×1194 kann gleichzeitig für die unterschiedlichen Aufträge mehrerer Kunden verwendet werden und besitzt daher keine eindeutige Zuordnung. Wenn Kunden während der Produktion das Flächengewicht ändern oder eine andere Papiersorte verlangen, führen Retouren und Papierwechsel dazu, dass sich die Zuordnung derselben Rolle wiederholt verändert. Deshalb muss der Bestand auf drei Ebenen erfasst werden: Rollennummer, Meterzahl und Zuordnung. Jede Rolle erhält an der Stirnfläche und an der Seite des Kerns jeweils eine eindeutige Rollennummer, damit sie nach dem Öffnen und Umpositionieren nicht verloren geht. Beim Öffnen werden die anfängliche Meterzahl und die anfängliche Zuordnung registriert, da das Öffnen einen klaren Wendepunkt darstellt und die Erfassung einer ganzen Rolle sich von der eines unvollständigen Bestands unterscheidet. Bei der Entnahme wird festgehalten, wer wie viele Meter für welchen Auftrag entnommen hat. Dieser Schritt bildet den Kern des Verbrauchsprinzips, weil er Papier und Auftrag miteinander verknüpft. Werden lediglich zwei Listen für Ein- und Ausgänge geführt und bei der Entnahme keine Meterzahl erfasst, fällt dies bei einer Prüfung des Betriebs sofort auf. Zweitens: liegen gebliebene Fertigprodukte. Diese belegen den größten Anteil der Lagerfläche, da sie großvolumig sind, nicht bewegt werden, keinen aktiven Cashflow erzeugen und auf allen drei Entstehungswegen keine eindeutige Zuordnung besitzen. Die häufigste Ursache ist, dass Kunden die vereinbarte Lieferzeit verstreichen lassen, ohne die Ware abzuholen. Typisch ist ein Ablauf, bei dem der Betrieb nach Fertigstellung den Kunden informiert, jedoch keine Nachfrage hält. Weitere Ursachen sind die Unbrauchbarkeit alter Versionen nach einer Kundenänderung sowie Überdruckmengen, die ohne konkrete Zuordnung als Reserve eingelagert werden. Abhilfe schafft eine zusätzliche Spalte für das zugesagte Lieferdatum. Dadurch werden überfällige, noch nicht ausgegebene Bestände automatisch aufgelistet und Probleme sichtbar. Abhängig von der Überschreitungsdauer erfolgt die Behandlung in drei Stufen. Innerhalb von 7 Tagen nimmt der Vertrieb Kontakt mit dem Kunden auf, bestätigt den Abholzeitpunkt und kennzeichnet die Ware als ausstehend. Bei 7-30 Tagen wird ein zweiter Kontakt eingebunden und geprüft, ob das Papier einer anderen Charge verwendet werden kann. Nach mehr als 30 Tagen wird die Ware zu langsam beweglichem Bestand und dem internen Verwertungsprozess zugeführt. Kann das Etikett geändert und die Ware intern verwendet werden, erfolgt eine solche Nutzung; andernfalls wird sie als Altpapier behandelt. Zudem wird rückverfolgt, warum ursprünglich zu viel gedruckt wurde. Besonders häufig wird die Möglichkeit übersehen, durch geänderte Etiketten Altbestände intern zu verwenden. Im Mai 2026 wurden auf diese Weise mehr als 800 Kartons mit alten Geschenkboxen aus überarbeiteten Versionen verwertet, wodurch Platz für mehr als zehn Tonnen Papier frei wurde. Voraussetzung ist eine lückenlose Rückverfolgung der Chargen. Drittens: von halbfertigen Produkten belegter Arbeitsplatz. Diese Bestände lassen sich am schwierigsten finden, weil sie sich nicht im Lager, sondern in der Fertigung befinden. Sie belegen Arbeitsplätze und Umlaufboxen, wechseln wiederholt ihren Status und lassen sich wegen der übereinandergestapelten Papierprodukte nur schwer zählen. Die Lösung besteht nicht in einer exakten Bestandszählung, sondern in einer Umlaufkarte für jede Charge halbfertiger Produkte. Diese enthält die Auftragsnummer, die Chargennummer und den aktuellen Status. Die Karte wird zusammen mit dem Material weitergegeben und bei jedem Arbeitsschritt aktualisiert. Dadurch lässt sich die fehlende Zuordnung zuverlässig beseitigen; bei einer Betriebsprüfung genügt ein Blick auf die Karte. Die Menge kann anhand der standardmäßigen Stapelhöhe, der Stückzahl je Lage und der Anzahl der Lagen geschätzt werden, wobei ein gewisser Toleranzbereich zulässig ist. Ein völlig fehlender Zahlenwert ist dagegen das eigentliche Problem. Bei einer Prüfung werden zuerst diese drei Ecken kontrolliert. Im Rohpapierlager betrifft dies die unterste Reihe der Regale auf der Rückseite. Geprüft werden, ob die Rollennummern etikettiert sind und ob die verbleibende Meterzahl mit dem letzten Entnahmeeintrag übereinstimmt. Im Fertigwarenlager wird der Bereich nahe der Tür für zur Abholung bereitstehende Ware geprüft. Hier sind für jeden Karton das zugesagte Lieferdatum, die Anzahl der überschrittenen Tage und die zuständigen Kontaktpersonen festzustellen. In der Fertigung werden sämtliche Umlaufboxen und die Bereiche unterhalb sowie hinter den Zwischenwänden kontrolliert. Dabei wird geprüft, ob Umlaufkarten vorhanden sind und die Chargennummern übereinstimmen. Die entscheidende Schlussfolgerung lautet, dass die Bestandsgenauigkeit für drei Bestandsarten getrennt berechnet werden muss. Fertigprodukte werden nach Kartons, ungeöffnete Rohpapierrollen nach Rollen und geöffnetes Papier nach Metern bewertet. Werden alle Bestände nach einem einheitlichen Standard bewertet, muss das Ergebnis zwangsläufig als ungenau erscheinen. Bei einer realen Zählung waren im Bestandsbuch 320 Kartons ausgewiesen, während tatsächlich 367 Kartons vorhanden waren. Das Bestandsbuch wies 12 Tonnen Rohpapier aus, tatsächlich waren es 10,6 Tonnen; die Differenz bestand aus Restmengen geöffneter Rollen, die nicht erfasst worden waren. Zudem war im Bestandsbuch kein Bestand an laufender Fertigung verzeichnet, obwohl sich in der Produktion tatsächlich 4 Chargen mit etwa 1800 Zuschnittteilen befanden.
Im April 2026 muss ein Kunde, der Verpackungen für Getränke herstellt, eine Lieferantenprüfung durchführen.
Die Prüfliste des Kunden enthält folgenden Punkt: „Bitte legen Sie die Aufzeichnungen zur FIFO-Verwaltung von Rohstoffen sowie eine Erläuterung zur Bestandsgenauigkeit der Fertigwaren vor.“
Wir haben uns drei Tage vorbereitet.
Das Rohstofflager verfügt über Wareneingangsbuchungen, Chargenetiketten und Entnahmebelege; das Fertigwarenlager über Warenausgangsbuchungen und Qualitätszertifikate. Es scheint vollständig zu sein.
Die Prüfer vor Ort stellten drei Fragen:
Keine der drei Fragen wurde beantwortet.
Danach haben wir zwei Monate lang die Lagerverwaltung neu organisiert. Dabei haben wir nicht zusätzliches Personal eingestellt, sondern drei Bestandsbücher von einer bloßen Aufzeichnung der Zu- und Abgänge auf eine lückenlose Zuordnung umgestellt.
Dieser Beitrag erklärt, wie die drei Arten von Konten jeweils geführt werden, warum „First in, first out“ in Druckereien besonders schwierig ist und welche drei Ecken ein Druckereiinhaber zuerst prüfen sollte, wenn ihn eine Prüfung fragt, ob die Bestände stimmen.
Die erste Art von Beständen: Das Rohmaterial wird nach dem Prinzip „Zuerst hinein, zuerst heraus“ verarbeitet – warum Druckereien schwieriger zu betreiben sind als gewöhnliche Fabriken
In der Regel werden in Fabriken Chargen nach dem Prinzip „First in, First out“ anhand von Regalen und Datumsetiketten vorgezogen.
Die Herausforderungen für die Druckerei liegen an drei Stellen:
Daher darf die First-in-First-out-Verwaltung in der Druckerei nicht lediglich anhand des „Datums“ erfolgen, sondern muss auf drei Ebenen nach „Rollenummer + Lauflänge in Metern + Zuordnung“ erfasst werden.
Unser derzeitiges Vorgeen umfasst drei Maßnahmen:
- Für jede Papierrolle wird eine eindeutige Rollennummer vergeben – nicht die Lagernummer, sondern eine Nummer, die dem Papier selbst zugeordnet ist. Sie wird sowohl an der Stirnfläche des Kerns als auch an der Seite der Papierrolle angebracht und geht auch beim Abreißen oder Umsetzen der Rolle nicht verloren.
- Bei der Erstöffnung die anfängliche Meterzahl und die anfängliche Zuordnung erfassen – die Erstöffnung bildet einen klaren Einschnitt: Der Zustand der gesamten Rolle vor der Öffnung und der Zustand der einzelnen Stücke danach müssen unterschiedlich dokumentiert werden.
- Bei der Entnahme wird vermerkt, „wer wie viele Meter entnommen hat und wofür sie verwendet werden“ – dieser Schritt bildet den Kern des First-in-First-out-Verfahrens, da er Papier und Auftrag miteinander verknüpft.
Vor Schritt 3 hatten wir versucht, lediglich zwei Tabellen für „Wareneingang“ und „Entnahme“ zu führen. Bei der Prüfung des Werks zeigte sich sofort, dass bei der Entnahme nur die Rollennummer und das Datum erfasst worden waren, nicht jedoch die Meterzahl. Somit hing die Frage, „wie viele Meter sind von dieser Rolle noch übrig“, vollständig vom Gedächtnis der Mitarbeiter ab.
Die derzeitige Regel lautet: Für geöffnetes Papier erfolgt die Abrechnung nach Metern; bei jeder Entnahme wird der verbleibende Bestand erfasst. Maßgeblich ist der tatsächliche Verbrauch an der Maschine. Übersteigt die Abweichung 3% einer Rolle, wird eine Nachprüfung ausgelöst.
Die zweite Art von Beständen: Fertige Ware mit geringer Umlagerungsgeschwindigkeit – die volumenintensivste und am wenigsten beachtete Kategorie
Lagerbestände sind in den Lagerhallen von Druckereien die Güter mit dem größten Flächenbedarf, da sie viel Raum einnehmen, nicht bewegt werden, keinen unmittelbaren Zahlungszufluss darstellen und auch nicht täglich überwacht werden.
Die Entstehung von Bestandsüberhang verläuft gewöhnlich auf drei Wegen:
- Die Lieferfrist ist abgelaufen, aber der Kunde hat die Ware nicht abgeholt——Dies ist der häufigste Fall, da wir die Ware fertigstellen und anschließend den Kunden benachrichtigen. Wenn der Kunde nicht zur Abholung erscheint, mahnen wir auch nicht nach.
- Der Kunde hat die Anforderungen geändert, benötigt die alte Version jedoch nicht mehr——Eine Überarbeitung der Verpackung ist Normalfall, wodurch die Kartons der alten Version zu Ladenhütern werden.
- Zu viel gedruckt——Die überzählige Menge hat häufig keine feste Zuordnung und bleibt im Lager als „Reserve“ liegen.
Die drei Kategorien werden unterschiedlich behandelt, doch der erste Schritt ist bei allen gleich: Sie müssen im System jeweils mit einem „Stillstandsvermerk“ und einer verantwortlichen Person versehen sein.
Wir haben ein sehr einfaches Feld ergänzt: „Zugesagter Liefertermin“.
Sobald dieses Datum eingetragen wird, werden Verzugsobjekte automatisch sichtbar – ist das zugesagte Datum überschritten und noch keine Auslagerung erfolgt, erstellt das System eine Liste.
Nachdem die Liste erstellt wurde, gehen Sie in folgender Reihenfolge vor:
Die Option, Etiketten zu ändern und die Verpackung für ein anderes Produkt zu verwenden, wird häufig übersehen. Alte Kartons, die nach einer Gestaltungänderung eines Kunden übrig geblieben sind, lassen sich möglicherweise für die Bestellung eines anderen Kunden umnutzen, sofern Inhalt und Kunde nicht entgegenstehen, die Chargenrückverfolgung möglich ist und die Position der Etiketten angepasst werden kann. Im Mai 2026 wurden auf diese Weise mehr als 800 alte Geschenkkartons verbraucht, wodurch unmittelbar Platz für über zehn Tonnen Papier eingespart wurde.
Die Voraussetzung ist jedoch, dass die Chargen zurückverfolgt werden können. Damit kommt die erste Art von Verzeichnis wieder ins Spiel: Wenn nicht eindeutig vermerkt ist, wem das Ausgangsmaterial gehört, darf diese Charge nicht weiterverwendet werden und muss als Ausschuss behandelt werden.
Die dritte Art von Beständen: Halbfertige Produkte als Platzhalter – Dinge in der Werkstatt, die „niemandem zuzuordnen sind“
Halbfertige Produkte sind in den dreiarten Büchern am schwierigsten zu prüfen, da sie sich nicht im Lager, sondern in der Produktion befinden.
Halbfertige Erzeugnisse sind solche, die bereits bedruckt, aber noch nicht durch sämtliche nachgelagerten Produktionsschritte gelaufen sind (bedruckt, jedoch noch nicht gestanzt; gestanzt, jedoch noch nicht heißgeprägt; heißgeprägt, jedoch noch nicht gefalzt) sowie bereits zugeschnittene, aber noch nicht zu Blockzusammenstellungen sortierte Erzeugnisse.
Gründe für seine schwierige Handhabung:
- Es belegt Arbeitsplätze und Transportbehälter——der Platz in der Werkstatt ist stets knapp, doch niemand berechnet, wie viel Fläche von Halbfertigwaren belegt wird.
- Sein Status ändert sich——Es wird von Arbeitsplatz A zu Arbeitsplatz B verlagert, nach der halben Bearbeitung zur Nacharbeit zurückgegeben und schließlich von der Person übernommen, die es übernimmt. Alle kennen den Stand, aber niemand führt eine Gesamtübersicht.
- Die Anzahl kann nur geschätzt werden——Ein Stapel zugeschnittener Teile lässt sich nicht Stück für Stück zählen.
Unsere aktuelle Lösung besteht nicht in einer exakten Zählung, sondern darin, jeder Halbfertigwarencharge eineBegleitkarte zu geben:
Auf der Karte stehen drei Angaben – Bestellnummer, Chargennummer und aktueller Status. Die Karte begleitet das Produkt und wird bei jeder Statusänderung im Bearbeitungsprozess aktualisiert.
Der Wert dieses Vorgehens liegt nicht in seiner Genauigkeit, sondern darin, dass das Rätsel „Wem gehört das?“ damit ausgeräumt ist. Wenn bei einer Prüfung vor Ort jemand auf einen Haufen von Gegenständen in einer Ecke zeigt und fragt, wem diese gehören, liefert die Karte sofort die Antwort.
Wir akzeptieren bei der Menge eine Schätzung – ein Stapel geschnittener Teile wird anhand der standardmäßigen Stapelhöhe × der Anzahl der Teile pro Lage × der Anzahl der Lagen berechnet. geringfügige Abweichungen sind zulässig, aber eine Schätzung muss vorhanden sein. Das eigentliche Problem sind Halbfertigprodukte, für die keinerlei Mengenangaben vorliegen.
Welche 3 Bereiche ein Druckereibesitzer zuerst prüfen sollte, wenn er nach der Genauigkeit Ihrer Bestände gefragt wird
Diese drei Ecken sind nach dem Grundsatz „Hier verbergen sich am ehesten Probleme“ angeordnet:
- Der erste Ort: ganz hinten im Papierlager, am Boden der letzten Regalreihe.——Das am längsten gelagerte und am wenigsten umsortierte Material bereitet die meisten Probleme. Angebrochene Papierrollen, Rollen ohne klare Längenangabe und zurückgegebene Papierrollen, die niemand abgeholt hat, liegen hier. Zu prüfen ist: Ob die Rollennummer noch vorhanden ist und ob die verbleibende Länge mit dem letzten Entnahmeeintrag übereinstimmt.
- Der zweite Bereich: die „Abholzone“ der fertigen Ware an der Türseite des Lagerbereichs.– Dieser Bereich ist normalerweise nicht durch einen Systemstatus erfasst und stellt eine physische blinde Zone dar. Zu prüfen ist: Welches zugesagte Lieferdatum ist für jedes Paket vermerkt, um wie viele Tage es überfällig ist und ob eine Kontaktperson vorhanden ist.
- Der dritte Ort: unter allen Transportbehältern in der Werkstatt und hinter den Trennwänden.——Halbfertige Erzeugnisse lagern hier häufig. Zu prüfen: Liegt ein Begleitkarte vor und stimmen Chargennummern überein?
Wenn diese drei Bereiche durchgesehen wurden, lässt sich die Bestandsgenauigkeit ziemlich genau einschätzen.
Nach der Nachberechnung im Juni 2026 führten wir eine vollständige Bestandsaufnahme im gesamten Werk durch. Das Ergebnis: In den Büchern waren 320 Kisten mit Farbdruckboxen verzeichnet, tatsächlich waren es 367; verzeichnet waren 12 Tonnen Papier, tatsächlich waren es 10,6 Tonnen (der Mehrmenge entsprach geöffneten, aber nicht registrierten Restbeständen); als „Fertigungsbestand 0“ verzeichnet, tatsächlich lagen 4 Chargen mit insgesamt etwa 1800 Zuschnittteilen verstreut in der Fertigung.
Der größte Unterschied liegt nicht im Fertigprodukt, sondern im Papier – denn bei bereits geöffnetem Papier lässt sich die Menge nicht nach Stück berechnen, während wir sie nach „Rollen“ erfassen.
Die abschließende Erkenntnis lautet daher: Die Lagerbestandsgenauigkeit eines Druckereibetriebs lässt sich nicht pauschal daran messen, ob die Bestände übereinstimmen. Vielmehr müssen drei Bestände getrennt betrachtet werden: Fertigware nach Kartons, unbedrucktes Ausgangsmaterial für Fertigware nach Rollen und bereits geöffnetes Papier nach Metern.Erst wenn für alle Bestände ein einheitlicher Maßstab angelegt wird, kann überhaupt festgestellt werden, ob die Bestandsführung ungenau ist.
Die tatsächlichen Veränderungen durch diese drei Rechnungen
Nicht über Managementphilosophie, sondern nur über drei Veränderungen:
- Die Kundenprüfung vor Ort wurde bestanden——Bei der Prüfung vor Ort des Getränkeherstellers im Juli 2026 wurden sowohl die First-in-First-out-Regel als auch die Bestandsgenauigkeit direkt anhand der Unterlagen überprüft, und es gab kein einziges handschriftliches Formular.
- Mehr als die Hälfte der Fertigware war liegen geblieben – nicht durch Aufräumen wurde dies beseitigt, sondern dadurch, dass die Spalte „Zugesagter Liefertermin“ die Probleme früh sichtbar machte. Sobald sie sichtbar sind, kümmert sich selbstverständlich jemand darum.
- Die Werkstattfläche wurde um etwa drei Zehntel freigesetzt – nachdem die Halbfertigprodukte eine Umlaufskarte erhalten haben, lässt sich erkennen, welche Chargen seit längerer Zeit in einem bestimmten Arbeitsschritt festhängen. Diese können in der Regel als rückläufig eingestuft werden.
Der letzte Punkt ist tatsächlich der wichtigste: Die Ursache von Bestandsproblemen liegt meist nicht darin, dass nicht gezählt wurde, sondern darin, dass keine eindeutige Zuständigkeit besteht.Zählen ist Arbeit, die Zuordnung ist Gestaltung. Im Grunde werden mit diesen drei Bestandsaufnahmen Dinge mit einem Etikett versehen, das angibt, wem sie gehören und in welchem Zustand sie sich befinden.
Weiterführende Lektüre
- Digitaldruck: Die realen Bestellstrukturen von 4 typischen Kundengruppen – Hochzeiten, Beauty-Muster, Kultur- und Kreativprodukte sowie Lebensmitteltests: 3 echte Gründe, warum Druckereien solche Aufträge ablehnen – Welche Bestellstrukturen Lagerbestände und Verluste gleichzeitig erhöhen.
- Die unverständlichen Begriffe auf dem Verpackungsangebot: Druckeinrichtungskosten, Auflagenmenge und Ausschussquote – für wen jeweils die Kosten abgesichert werden– die Stellung von Auflagenmenge und Ausschussquote in der Kostenkalkulation.
- Die drei realen Grenzen des Papiervorrats bei Papierrollen – Abrolldurchmesser, Zugspannung am Rollenende und Verlust bei Rollenwechsel. Welche drei Kennzahlen eine Druckerei zuerst prüfen sollte, wenn sie den Auftrag „5000 Stück drucken, aber nur 4800 Stück verbraucht“ erhält. So wird der Papierverbrauch mit der Fertigmenge abgeglichen.
- Vergilbungsrisiko bei 4 Materialarten bei digitalen Kurzauflagen — 12% der Kundenbeschwerden bei Druckereien entfallen auf 3 Materialarten, die innerhalb eines halben Jahres vergilben—Eine weitere Gefahr bei trägen Beständen: Papier vergilbt bei längerer Lagerung.
- Papier für den Digitaldruck lässt sich nicht beliebig auswählen: Die tatsächliche Leistung von 4 gängigen Papiersorten auf Toner- und Tintenstrahldruckern– die Abnahmekontrolle bei der Einlagerung von Rohpapier.
Häufige Fragen
Wie berechnet man die Lagerbestandsgenauigkeit eines Druckereibetriebs genau? Nach Rollen oder nach Metern?
Diese drei Bestände müssen getrennt berechnet werden und dürfen nicht nach einem einheitlichen Standard bewertet werden, da die Genauigkeit sonst zwangsläufig als unzureichend eingestuft würde. Fertige Produkte werden nach Kisten, ungeöffnete Rollen Papier nach Rollen und bereits geöffnetes Papier nach Metern gezählt. Der Grund liegt in den unterschiedlichen Eigenschaften: Fertige Produkte besitzen eine zählbare Kartonnummer und feste Abmessungen; bei ungeöffneten Papierrollen ist die Menge eindeutig; bereits geöffnetes Papier lässt sich nicht stückweise zählen, sondern kann nur anhand der verbleibenden Meterzahl geschätzt werden. Eine im Buch mit „1 Rolle“ verbuchte Menge kann tatsächlich 1,5 Rollen betragen. Bei einer betriebsweiten Bestandsaufnahme ergaben sich laut Buch 12 Tonnen unverarbeitetes Papier, tatsächlich jedoch 10,6 Tonnen. Die Differenz ist hauptsächlich darauf zurückzuführen, dass die Restmengen geöffneter Rollen nicht erfasst wurden. Zudem waren im Buch keine laufenden Fertigungen verzeichnet, während in der Produktion tatsächlich 4 Chargen mit insgesamt etwa 1800 zugeschnittenen Teilen vorhanden waren. Die Abweichungsquote sollte daher je nach Art des Bestands separat ausgewiesen und nicht zu einem einzigen Prozentwert zusammengefasst werden.
Warum ist die First-in-First-out-Methode in Druckereien schwieriger umzusetzen als in gewöhnlichen Fabriken?
Druckereien haben drei typische Schwierigkeiten. In gewöhnlichen Betrieben lässt sich der Bestand anhand von Regalen und Datumsetiketten fortschreiben, in Druckereien ist dies jedoch nicht möglich. Erstens kann eine bereits geöffnete Papierrolle nicht mehr stückgenau gezählt werden; übrig bleibt nur eine Schätzung anhand der verbleibenden Meter. Wenn in den Büchern „noch 3 Rollen“ steht, können tatsächlich nur 2,5 Rollen vorhanden sein. Zweitens kann ein einzelnes Großformatblatt gleichzeitig für die unterschiedlichen Aufträge mehrerer Kunden verwendet werden, sodass es keine eindeutige Antwort auf die Frage gibt, wem eine bestimmte Rolle gehört. Drittens entstehen durch einen während des Auftrags vorgenommenen Wechsel des Flächengewichts oder der Papiersorte Rücksendungen und Papieraustausche. Dadurch ändert sich die Zuordnung derselben Rolle, und sämtliche historischen Aufzeichnungen geraten durcheinander. Das First-in-First-out-Prinzip muss in Druckereien daher auf drei Ebenen nachvollziehbar sein: Rollennummer, verbleibende Meter und Zuordnung. Für jede Rolle wird eine eindeutige Rollennummer vergeben und an Stirn- und Seitenfläche angebracht, damit sie weder beim Öffnen noch beim Umsortieren verloren geht. Beim Öffnen werden die anfängliche Länge und die anfängliche Zuordnung erfasst. Bei der Entnahme wird vermerkt, wer wie viele Meter entnommen hat und für welchen Auftrag diese verwendet wurden. Wer lediglich zwei Tabellen für Wareneingang und Entnahme führt und bei der Entnahme keine Meterzahl erfasst, wird bei einer Betriebsprüfung sofort als unzureichend erkannt.
Wie können unverkäufliche Fertigprodukte erkannt werden? Unser Lager ist ständig voll, aber wir können nicht eindeutig sagen, welche Bestände kaum noch verkauft werden.
Entscheidend ist nicht die Bereinigung, sondern die frühzeitige Identifikation. Die Lösung besteht darin, eine Spalte für den zugesagten Liefertermin hinzuzufügen. Sobald diese Spalte befüllt ist, erstellt das System automatisch eine Liste aller Aufträge, die noch nicht aus dem Lager ausgegeben wurden, obwohl der zugesagte Termin überschritten ist. Dadurch werden Bestandsrückstände sichtbar. Es gibt drei Ursachen für Bestandsrückstände, die jeweils unterschiedlich behandelt werden: Der Liefertermin ist überschritten, aber der Kunde holt die Ware nicht ab. Dies ist der häufigste Fall, da der Kunde erst nach Fertigstellung informiert wird und keine Nachfrage zur Abholung erfolgt. Nach einer Überarbeitung durch den Kunden wird die alte Version nicht mehr benötigt. Oder die über die Auftragsmenge hinaus produzierte Ware hat keine klare Zuordnung. Die entsprechenden Maßnahmen richten sich nach der Dauer der Überschreitung: Innerhalb von 7 Tagen kontaktiert der Vertrieb den Kunden, um den Abholtermin zu bestätigen, und kennzeichnet den Auftrag als „Abholung ausstehend“. Zwischen 7 und 30 Tagen übernimmt eine zweite Ansprechperson, prüft, ob eine Überarbeitung und eine erneute Fertigung erforderlich ist, und kontrolliert, ob die Papiercharge für andere Aufträge verwendet werden kann. Nach mehr als 30 Tagen wird die Ware als Bestandsrückstand dem internen Verwertungsprozess zugeführt. Wenn das Etikett geändert werden kann, wird die Ware intern genutzt; andernfalls wird sie als Altpapier entsorgt. Gleichzeitig wird nachvollzogen, warum ursprünglich zu viel produziert wurde. Die Option, das Etikett zu ändern und die Ware intern zu nutzen, wird am häufigsten übersehen. Im Mai 2026 wurden auf diese Weise mehr als 800 Kisten mit überarbeiteten alten Geschenkboxen verwertet. Dadurch wurden Platz für mehr als zehn Tonnen Papier geschaffen, sofern die jeweilige Charge rückverfolgbar ist.
Wie sollten Halbfertigware in der Produktionshalle verwaltet werden? Eine exakte Bestandszählung ist nicht realistisch.
Eine ungenaue Bestandsführung ist akzeptabel, solange drei Grundsätze gewahrt werden: Jede Charge muss eindeutig zuordenbar sein, über ihren aktuellen Status verfügen und zumindest geschätzt werden können. Die Lösung besteht daher nicht in einer exakten Zählung, sondern in einer Übergangskarte für jede Halbfertigcharge. Diese vermerkt Auftragsnummer, Chargennummer und aktuellen Status und wird gemeinsam mit der Ware weitergegeben. Bei jedem Wechsel des Arbeitsschritts wird der Status aktualisiert. Der Nutzen dieser Methode liegt nicht in der Genauigkeit, sondern darin, dass sich ungeklärte Zuordnungen vermeiden lassen. Wenn bei einer Betriebsprüfung jemand auf eine Materialsammlung in einer Ecke zeigt und nach dem Eigentümer fragt, liefert die Übergangskarte die Antwort. Die Menge lässt sich anhand der standardmäßigen Stapelhöhe, der Stückzahl je Lage und der Anzahl der Lagen schätzen; Abweichungen sind zulässig. Eine vollständig fehlende Mengenerfassung ist dagegen das eigentliche Problem. Halbfertige Ware ist in den drei Bestandskategorien am schwersten nachvollziehbar, da sie sich nicht im Lager, sondern in der Fertigung befindet, Arbeitsplätze und Transportbehälter belegt, mehrfach zwischen verschiedenen Bearbeitungsstufen weitergeleitet wird und bei gestapelten Papierwaren nur schwer zählbar ist. Nach praktischen Tests wurde durch den Einsatz der Übergangskarten etwa ein Drittel der Produktionsfläche freigesetzt, da sichtbar wurde, welche Chargen lange in einem bestimmten Arbeitsschritt feststeckten.
Welche Risiken bestehen, wenn die zusätzlich gedruckten Fertigprodukte im Lager als Reserve eingelagert werden?
Es bestehen drei Risiken, und jedes davon verursacht tatsächlich Kosten. Erstens das Versionsrisiko: Änderungen an der Verpackung sind normal. Sobald der Kunde seine Anforderungen anpasst, werden die Boxen der alten Version zu Überbeständen. Die zusätzlich gedruckten Reserveboxen haben häufig genau dieselbe Gestaltung. Jede zusätzliche Box beansprucht daher zusätzlichen Lagerplatz. Zweitens das Chargenrisiko: Die zusätzlich gedruckten Boxen stammen aus derselben Papiercharge wie die übrigen Fertigprodukte. Sollen sie für einen anderen Auftrag verwendet werden, muss geprüft werden, ob die Papiercharge eindeutig zurückverfolgt werden kann und ob sie mit den Chargenanforderungen des betreffenden Kunden kollidiert. Lässt sie sich nicht eindeutig zurückverfolgen, kann sie nur als Ausschuss entsorgt werden. Drittens das Haftungsrisiko: Bei Boxen ohne klare Zuordnung lässt sich bei der Bestandsaufnahme stets nicht eindeutig feststellen, woher sie stammen. Die Differenz zwischen Buchbestand und physischem Bestand bleibt dadurch dauerhaft unbereinigt und wird schließlich zu einer nicht bezifferbaren Verlustrechnung. Richtig ist es, die zusätzlich gedruckten Mengen unmittelbar mit einem Etikett für Restbestände zu versehen sowie zu dokumentieren, für welchen Auftrag und aus welchem Grund sie gedruckt wurden. Zusätzlich sollte das zugesagte Lieferdatum angegeben und der Bestand in die Überwachungsliste für langsam drehende Bestände aufgenommen werden. Sollen die Boxen tatsächlich als Reserve aufbewahrt werden, müssen Verwendungszweck und Aufbewahrungsfrist eindeutig festgelegt werden, beispielsweise nur für Aufträge innerhalb von 3 Monaten, die dieselbe Papiercharge und dieselbe Version verwenden. Nach Ablauf der Frist sind sie nach dem Verfahren für Überbestände zu behandeln. Reservebestände dürfen nicht zu unbegrenzt gelagerten Beständen werden.
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