Die drei realen Kosten und Verantwortungsgrenzen bei der Auslagerung nachgelagerer Druckprozesse – Laminieren / Heißprägung / Stanzbearbeitung als Subunternehmer Wo verlieren Druckereien bei der Auslagerung von Arbeitsgängen am ehesten nebenbei die Verantwortung?
💡 💡 Auf einen Blick
Die Auslagerung umfasst nicht nur einen Arbeitsschritt, sondern auch die Verantwortung für Qualität und Liefertermin – für den Kunden gibt es nur einen Lieferanten. Drei reale Grenzen: ① Die Auslagerungskosten setzen sich aus fünf Bestandteilen zusammen (Verarbeitungskosten, Hin- und Rücktransport, durch Wartezeit belegte Kapazität, Nacharbeit und erneuter Transport sowie Prüfzeit). Die letzten vier Bestandteile sinken nicht mit steigender Stückzahl. Bei weniger als 8000 Geschenkboxenkörpern ist die Auslagerung in der Regel teurer, und eine Nacharbeitsquote von 5 % vernichtet die Hälfte der Preisdifferenz. ② Drei häufig auftretende Qualitätsprobleme bei ausgelagerten Teilen – unerwünschte Fleckenbildung beim Golddruck (es sind gleichzeitig ein Muster der Grundfarbe und das Prägewerkzeug bereitzustellen sowie eine Freigabe des Erstteils vorzunehmen), Ablösung der Verklebung und angehobene Ecken (die Ursachen liegen im Feuchtigkeitsgehalt, im Flächengewicht und in der Beschichtungsmenge des Ausgangsmaterials; in der Auslagerungsspezifikation müssen numerische Wertebereiche statt „nach Muster“ angegeben werden) sowie ein Versatz beim Stanzprozess (zunächst ist der Feuchtigkeitsgehalt zu messen, um zwischen einem Problem des Ausgangsmaterials und einem Werkzeugproblem zu unterscheiden); ③ Die Verantwortungsklauseln müssen alle vier Punkte vollständig regeln: Zuordnung der Qualitätsverantwortung, Prüfstandards und Ausschussbefugnis, Grundlage der Chargenrückverfolgung (einschließlich einer klar angegebenen Aufbewahrungsfrist) sowie Übernahme der Kosten bei Lieferverzögerungen. Außerdem muss ausdrücklich festgehalten werden: „Ausgelagerte Teile dürfen erst nach bestandener Eingangsprüfung durch die Vertragspartei B in die Weiterverarbeitung aufgenommen oder ausgeliefert werden.“ Die Prüfaufzeichnungen sind der einzige Schutz bei Forderungen des Kunden.
Im Mai 2026 beschwerte sich ein Kunde, der Geschenkboxen für Wein herstellt: Bei einer Charge von 2000 Geschenkboxen war sämtliches Goldpräging auf den Bändern fleckig. Der Kunde sagte: „Das ist euer Problem in der Druckerei“, worauf wir entgegneten: „Das ist das Problem des externen Goldprägebetriebs“, und der Kunde erwiderte: „Mir ist egal, wie ihr die Arbeit intern aufteilt“.
Der Kunde hat recht. Für den Kunden gibt es nur einen einzigen Lieferanten: „LeXiang“.
Diese Sache haben wir am Ende selbst übernommen – wir haben 2000 Hüftblätter neu laminiert und dem Kunden 36.000 Yuan Schadenersatz gezahlt; die Kosten für beschleunigte Materialbeschaffung kamen zusätzlich hinzu. Warum? Weil im Vertrag folgender Satz steht:
„Die nachgelagerten Arbeitsgänge werden vom Auftraggeber bei einem externen Dienstleister beauftragt. Der Auftragnehmer übernimmt die Koordination und die Fortschrittskontrolle.“
„Abstimmung und Fortschrittsverfolgung“ – diese sieben Wörter bedeuten im Grunde, dass wir uns nur um Nachfassen kümmern, nicht aber um die Qualität.
Dieser Beitrag behandelt die drei realen Grenzen der Fremdvergabe: Wie die Kosten berechnet werden, in welchen drei Prozessschritten bei extern gefertigten Teilen am ehesten Probleme auftreten und wie die Haftungsklauseln formuliert werden sollten.
Die erste Art von Grenze: Die tatsächlichen Kosten der Auslagerung liegen nicht in den Bearbeitungskosten
Die erste Grenze wird von Neulingen am ehesten unterschätzt: Die Bearbeitungskosten für die externe Fertigung machen nur einen Teil dieser Rechnung aus.
Wir teilen die Kosten für ausgelagerte Aufträge in fünf Bestandteile auf:
Unser Werk hat 2025 eine vollständige Kostenrechnung durchgeführt und dabei die Kosten für „Beklebung durch externe Dienstleister“ und „Eigene Fertigung“ miteinander verglichen:
Selbst herstellen: Maschinenabschreibung + Personal + Fläche + Kaschiermaterial + Maschinenbelegungszeit.
Externe Vergabe: Bearbeitungskosten + Hin- und Rücktransport + Wartezeit + Amortisation von Nacharbeit + Prüfzeitaufwand + Kommunikations- und Entscheidungszeit bei auftretenden Problemen.
Das Ergebnis ist: Unterhalb einer bestimmten monatlichen Auftragsmenge ist die Auslagerung teurer als die Eigenfertigung, und zwar vor allem wegen der Fixkosten – die Hin- und Rücktransporte sowie die Wartezeit auf Arbeitskräfte sinken nicht mit der Menge, sodass sich eine kleinere Menge nicht mehr rechnet.
Dieser „Schwellenwert“ ist von Werk zu Werk unterschiedlich und hängt von der Auslastung der eigenen Maschinen ab. Für unser Werk ergibt sich eine Größenordnung von etwa 8000 Geschenkkarton-Unterteilen pro Monat. Liegt die Stückzahl darunter, lohnt sich eine Auslagerung nicht. Wenn Kunden zu uns kommen und sagen: „Die Stückzahl ist gering, für Sie ist es günstiger, die Arbeit auszulagern“, müssen wir ihnen zunächst die fünf oben genannten Kostenbestandteile aufschlüsseln, statt direkt zuzustimmen.
Ein weiterer Punkt wird häufig übersehen: Die Qualitätsstufe des externen Verarbeitungsbetriebs bestimmt, wie hoch Sie Ihr Angebot kalkulieren können.Wenn eine ausgelagerte Verarbeitung wie das Goldprägen eines Reiterbands gut gelingt, gilt ein Pauschalpreis. Bei mittelmäßiger Qualität sparen Sie zwei Yuan, doch die Nacharbeitsquote ist hoch. Liegt die Nacharbeitsquote bei 5 %, wird von den zwei Yuan, die Sie einsparen, wieder ein Yuan durch die Nacharbeit aufgebraucht.
Die zweite Art von Grenzen: Bei outsourcing-Teilen treten Probleme am häufigsten in drei Phasen auf
Der zweite Grenzbereich ist technischer Art: Wir haben in unserem Werk die Gründe für Nacharbeit bei extern vergebenen Aufträgen der vergangenen zwei Jahre statistisch ausgewertet. Die drei häufigsten Gründe sind sehr konzentriert.
Platz 1: Farbabweichung und fleckige Goldprägung.
Dies ist das häufigste Problem bei der Vergabe von Geschenkboxen an externe Produktionspartner. Der Grund liegt darin, dass die Bedruckbarkeit der Heißprägeplatten (Goldprägeplatten) sehr sensibel auf Papier und Farbschicht reagiert: Unterschiedliche Papierchargen, unterschiedliche Trocknungsgrade der Grundfarbe und unterschiedliche Prägetemperaturen führen zu unterschiedlichen Ergebnissen. Wenn wir die Heißprägung selbst durchführen, kann der erfahrene Drucker die Temperatur und den Druck vor Ort anpassen; externe Produktionspartner hingegen arbeiten in Serien, wobei die Maschinenparameter auf Grundlage der vorherigen Charge eingestellt sind.
Daher müssen für die ausgelagerte Veredelung des Rückenbereichs mit Goldfolie unbedingt das „Goldfolienmuster“ und das „Untergrundfarbmuster“ vorgelegt werden. Beide Muster müssen gemeinsam an den Dienstleister übergeben werden; es genügt nicht, nur die Dateien zu übermitteln. Vorgehen in unserem Werk: Zunächst wird das Muster der Untergrundfarbe auf einer kleinen Maschine gefertigt und genehmigt. Anschließend wird dieses physische Muster zusammen mit der Goldfolienplatte an den Dienstleister gesendet. Dabei wird verlangt, dass dieser nach der Erstteilbestätigung das physische Muster zurücksendet. Erst nach der Bestätigung darf die Serienproduktion beginnen.
Zweiter Platz: Ablösen der Kaschierung und Aufwölben der Ecken.
Die Ursache von Problemen beim Kaschieren liegt normalerweise nicht beim Kaschieren selbst, sondern in den vorgelagerten Prozessen: Papierfeuchtigkeit, Flächengewicht des Trägermaterials, Beschichtungsmenge und Klebstofftyp. Der externe Auftragnehmer erhält das fertige Papier und ist für die vorherigen Prozessschritte nicht verantwortlich, trägt jedoch die Folgen sämtlicher Fehler.
Dies ist das grundlegendste Problem der Zusammenarbeit mit externen Lieferanten: Die Verantwortung für einen Arbeitsschritt umfasst die Variablen der vier vorangegangenen Arbeitsschritte.
Unser Betriebsverfahren sieht vor, dass im Fremdauftragsordner ausdrücklich das Flächengewicht des gelieferten Papiers, der zulässige Feuchtigkeitsbereich, die Beschichtungsart und die zulässigen Abweichungen angegeben werden müssen und diese Werte bei der Eingangsprüfung auf dem Übergabeblatt vermerkt werden. Es muss nicht „gemäß Muster“, sondern es müssen Zahlenbereiche angegeben werden – „gemäß Muster“ ist im Streitfall völlig nutzlos.
Dritter Platz: Der Stanzkarton sitzt nicht richtig, und die Prägelinie ist versetzt.
Probleme beim Stanzen gehen in der Regel auf das Messerwerkzeug zurück: Feuchtigkeitsschwankungen des Papiers führen dazu, dass sich die Pappe beim Stanzen zusammenzieht oder ausdehnt. Die Passgenauigkeit desselben Messerwerkzeugs kann in der Regenzeit und in der Trockenzeit um mehr als 1 Millimeter abweichen.
Noch problematischer ist, dass die Druckplatte ein Vermögenswert der Druckerei oder des externen Dienstleisters ist, das Papier jedoch von der Druckerei gestellt wird. Tritt eine Abweichung von 1 Millimeter auf, können sich beide Seiten darauf berufen, dass es nicht ihr Problem sei.
Unser Vorgehen im Werk ist: Bei einer Nacharbeit durch einen externen Dienstleister ist die erste Maßnahme nicht, die Schneidplatte auszutauschen, sondern den Feuchtigkeitsgehalt des Papiers zu messen. Liegt der Feuchtigkeitsgehalt außerhalb des von uns vorgegebenen Bereichs, liegt das Problem am Material; liegt er innerhalb des Bereichs und ist dennoch eine Abweichung vorhanden, deutet dies auf Verschleiß der Schneidplatte oder auf ein Problem bei den Arbeitsabläufen des externen Dienstleisters hin.
Die dritte Abgrenzung: Wie Vertragsklauseln formuliert werden, damit sie nicht ins Leere greifen
Die dritte Grenze ist die Frage nach den 36.000 zu Beginn: Wie genau soll die Haftungsklausel formuliert werden?
Zunächst das Ergebnis: „Die Ausführung erfolgt durch einen vom Auftraggeber benannten externen Betrieb, der Auftragnehmer übernimmt die Koordination und die Fortschrittskontrolle.“ Diese Formulierung bedeutet, dass der Kunde sämtliche Risiken auf Sie überträgt, ohne dass Sie Kontrolle über den externen Betrieb haben.
Es ist üblich, dass Kunden einen externen Dienstleister vorgeben – entweder weil sie langjährig mit einer Druckerei zusammenarbeiten und es gewohnt sind, den Markeninhaber zu bestimmen, oder weil sie der Meinung sind, ein bestimmter externer Dienstleister sei günstiger. In diesem Fall hat die Druckerei zwei Möglichkeiten:
Option 1: Nicht machen. Dem Kunden direkt mitteilen, dass wir diese Bestellung nicht annehmen, oder den Preis erhöhen.
Option 2: Annehmen, jedoch die Zuständigkeiten klar festlegen.
Die Haftungsklauseln müssen mindestens vier Punkte abdecken:
Artikel 3 ist am leichtesten zu übersehen, aber auch am nützlichsten. Die Chargenaufzeichnung ist das einzige Beweismittel, mit dem sich eine fehlerhafte Auslagerung verantwortlich machen lässt. Ohne Chargenrückverfolgung kann der extern beauftragte Hersteller bei einer Nacharbeit von 2000 Stück problemlos behaupten: „Diese Charge haben wir nicht gefertigt.“
Ein weiterer praxisrelevanter Hinweis für den Fall, dass der Kunde einen externen Dienstleister vorgibt: Auch wenn der Kunde einen externen Dienstleister festlegt, ist ausdrücklich anzugeben, dass „Externe Teile erst nach bestandener Eingangsprüfung durch den Auftragnehmer in die Fertigung einfließen oder übergeben werden dürfen“.
Dieser Satz scheint für den Kunden bestimmt zu sein (und bedeutet sinngemäß: „Du kommst trotzdem nicht an mir vorbei“), richtet sich in reality jedoch an die Druckerei selbst – Er legt die Qualitätsbestätigung fest, mit der die Druckerei ihre externen Druckaufträge dokumentiert. Diese Dokumentation ist für die Druckerei das einzige Schutzmittel, wenn ein Kunde Reklamationen einreicht.
Unserecharge von 2000 Rückenbändern hat uns am Ende 36.000 Yuan gekostet, weil auf dem Übergabebeleg lediglich vermerkt war: „Externe Fertigungsteile eingetroffen, Menge 2000“. Es waren weder Fotos der tatsächlich marmorierten Rückenbänder vorhanden noch die Chargennummern des externen Fertigers erfasst und auch keine vorab vereinbarten Kriterien für die Aussortierung hinterlegt. Als der Kunde wegen der marmorierten Rückenbänder eine Entschädigung verlangte, konnte die Druckerei nichts vorlegen, um zu belegen, dass sie eine Prüfung durchgeführt hatte.
Eine Selbstprüfungsliste vor der Beauftragung eines externen Dienstleisters
Wir setzen diese drei Arten von Grenzen in konkrete Maßnahmen um und verwenden dafür in unserem Werk diese Tabelle:
Erst wenn alle fünf vorhanden sind, machen die Kosten der externen Vergabe tatsächlich nur noch den Posten „Verarbeitungsgebühr“ aus, und auch das Risiko wird tatsächlich übertragen.
Weiterführende Lektüre
Die Artikel zu den nachgelagerten Prozessen und zur Verantwortungsteilung sollten gemeinsam mit diesem Artikel betrachtet werden:
Häufige Fragen
Können mit der Auslagerung eines Arbeitsschritts auch die entsprechenden Pflichten übertragen werden?
Mit einem bloßen Satz lässt sich die Verantwortung nicht übertragen. Kunden erkennen nur einen bestimmten Lieferanten an, und bei Problemen mit ausgelagerten Teilen wenden sie sich an das Druckereiunternehmen. Die Verantwortung muss durch Vertragsklauseln in einer Vereinbarung zwischen drei oder zwei Parteien tatsächlich auf das auslagernde Unternehmen übertragen werden: Verantwortung für die Qualität, Prüfstandards und Befugnis zur Aussonderung fehlerhafter Teile, Grundlage für die Rückverfolgung anhand der Chargennummer sowie Übernahme der Kosten bei Verzögerungen. Alle vier Punkte müssen schriftlich festgelegt werden.
Welche Kosten gibt es zusätzlich zu den Bearbeitungskosten für ausgelagerte Aufträge?
Mindestens fünf Kostenblöcke: die eigentlichen Bearbeitungskosten, die Hin- und Rücktransporte (bei großen Geschenkboxen richtet sich die Transportgebühr nach dem Volumen), die Wartezeit auf die Bearbeitung (einschließlich der beanspruchten Stellplätze), Nacharbeit und zusätzliche Transporte sowie den Arbeitszeitaufwand für die Wareneingangsprüfung. Die letzten vier Kostenblöcke sinken nicht mit der Produktionsmenge. Deshalb ist eine externe Fertigung bei kleinen Auftragsmengen häufig teurer als eine Eigenherstellung. Der von unserem Werk berechnete Schwellenwert liegt bei etwa 8000 Geschenkboxenhüllen pro Monat.
Was sind die drei häufigsten Qualitätsprobleme bei extern gefertigten Teilen?
Erstens können Farbabweichungen und fleckige Heißprägungen auftreten. Die Bedruckbarkeit der Goldplatte reagiert empfindlich auf das Papier und die Farbschicht. Daher sind gleichzeitig eine Farbprobe und die Heißprägeplatte bereitzustellen und das Erststück zu bestätigen. Zweitens können sich die Verklebungen lösen und die vier Ecken abheben. Die Ursachen liegen im Feuchtigkeitsgehalt, im Flächengewicht, in der Beschichtungsmenge und im Klebstofftyp des Ausgangsmaterials. Da der externe Dienstleister für die Variablen der ersten vier Arbeitsgänge verantwortlich ist, müssen in den externen Unterlagen die zulässigen Wertebereiche des Ausgangsmaterials ausdrücklich angegeben werden, anstatt lediglich auf das Muster zu verweisen. Drittens können der Passungsfehler beim Stanzen und die Verschiebung der Prägerille auftreten. Zunächst ist der Feuchtigkeitsgehalt des Papiers zu messen, um zu klären, ob ein Materialfehler oder eine Verschleißerscheinung beziehungsweise ein Bedienungsfehler an der Schneidplatte vorliegt.
Warum ist die Formulierung „nach Muster“ bei Streitigkeiten wirkungslos?
Da ein Muster keine zulässigen Abweichungen definieren kann, ist es erforderlich, in den Vertragsunterlagen für das Lohnunternehmen die zulässigen Bereiche der konkreten Werte ausdrücklich anzugeben. Papierfeuchte, Flächengewicht und Beschichtungsmenge unterliegen natürlichen Schwankungen, und das Lohnunternehmen könnte sich sonst auf die Gleichheit mit dem Muster berufen. Bei der Wareneingangsprüfung müssen diese Werte daher auf dem Übergabeprotokoll vermerkt werden.
Der Kunde gibt einen externen Verarbeitungsbetrieb vor. Sollte der Druckbetrieb den Auftrag annehmen?
Eine Zusammenarbeit ist möglich, allerdings müssen schriftlich vier Punkte geregelt werden: die Zuständigkeit für die Qualitätsverantwortung bei extern gefertigten Teilen, die Prüfstandards sowie das Recht zur Aussonderung fehlerhafter Teile beim Druckunternehmen, die Rückverfolgbarkeitsunterlagen für Chargen und deren Aufbewahrungsfrist sowie die Übernahme der Kosten bei Lieferverzögerungen. Zudem sollte ausdrücklich festgehalten werden, dass »extern gefertigte Teile vom Auftragnehmer im Werk geprüft und erst nach bestandener Prüfung an die nachfolgenden Produktionsstufen übergeben oder ausgeliefert werden dürfen«. Die Prüfaufzeichnungen müssen aufbewahrt werden, da sie bei Kundenansprüchen der einzige wirksame Schutz darstellen.
Ab welcher Nacharbeitsquote bei extern gefertigten Teilen lohnt sich die Nacharbeit?
Berücksichtigen Sie die Auswirkungen der Nachbearbeitungsquote auf die Preisdifferenz. Wenn die externe Fertigung 2 Yuan/Stück günstiger ist und die Nachbearbeitungsquote 5 % beträgt, verringert die Nachbearbeitung den Vorteil direkt um etwa 1 Yuan, sodass nur die Hälfte des Nettovorteils bleibt. Vergleichen Sie daher nicht nur die Bearbeitungskosten, sondern berechnen Sie die tatsächliche Preisdifferenz mit „Differenz der Bearbeitungskosten × (1 − Nachbearbeitungsquote) − Hin- und Rücktransport sowie Wartezeitkosten“.
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