Wie lässt sich die Effizienz der Verpackungsentwicklung steigern? Ein umfassender Leitfaden zur Prozessoptimierung

Wo liegen die Effizienzverluste in der Verpackungsentwicklung?

Die Gründe für geringe Effizienz in der Verpackungsentwicklung lassen sich in vier Kategorien einteilen: lange Zyklen zur Bestätigung der Anforderungen, häufige Änderungen, viele serielle Aufgaben und langsame Lieferantenreaktion. Diese vier Ursachen sind miteinander verwoben; eine isolierte Optimierung einer einzelnen Kategorie bringt nur begrenzten Nutzen, daher ist eine systematische Verbesserung erforderlich. Statistiken zeigen, dass Projekte nach systematischer Optimierung ihre Termintreue um 25 % bis 40 % steigern können.

Der Kerngedanke der Effizienzoptimierung lautet: Aufgaben, die parallel ausgeführt werden können, werden parallelisiert, standardisierbare Schritte werden standardisiert, vorziehbare Arbeiten werden vorgezogen. Gleichzeitig wird ein klarer Mechanismus zur Bestätigung der Meilensteine etabliert, um Nacharbeit und Wartezeiten zu reduzieren.

Optimierung 1: Standardisierte Anforderungsvorlage

Die Ursache für die langsame Bestätigung der Anforderungen liegt darin, dass der Kunde keine vollständigen Anforderungen formulieren kann und jedes Mal wiederholt kommuniziert werden muss. Eine standardisierte Anforderungsvorlage kann diesen Schwachpunkt beheben. Die Vorlage enthält neun Pflichtangaben: Kartonart, Abmessungen, Papiermaterial, Druckverfahren, Oberflächenveredelung, Mindestbestellmenge, Zielstückpreis, Lieferzeit und Sonderanforderungen.

Der Vorgang, in dem der Kunde die Vorlage ausfüllt, ist zugleich der Prozess der Strukturierung der Anforderungen. Nach Einreichung der Vorlage prüft der Lieferant diese direkt, wodurch mehrfache Kommunikation entfällt. Eine standardisierte Anforderungsvorlage kann die Zeit für die Anforderungsbestätigung von durchschnittlich 5 Tagen auf 2 Tage verkürzen.

Optimierung 2: Aufbau einer Kartonmodell- und Verarbeitungsbibliothek

Die Auswahl von Kartonmodellen und Verarbeitungsverfahren ist ein zeitaufwändiger Schritt in der Entwicklung. Jedes Kartonmodell hat seine eigenen Eigenschaften und Einsatzszenarien. Wenn Kunden jedes Mal bei Null mit der Auswahl beginnen, ist dies sowohl zeitintensiv als auch fehleranfällig. Der Aufbau einer Kartonmodell- und Verarbeitungsbibliothek ist der Schlüssel zur Effizienzsteigerung.

Die Kartonmodellbibliothek ist nach Verwendungszweck kategorisiert und zeigt zu jedem Modell reale Produktfotos, Konstruktionszeichnungen, geeignete Produkte, häufig verwendete Materialien und typische Kundenreferenzen. Die Verarbeitungsbibliothek ist nach Verfahren kategorisiert und enthält zu jedem Verfahren Musterbilder der Effekte, Parameterbereiche und geeignete Materialien. Kunden können innerhalb einer Stunde eine Auswahlentscheidung in der Bibliothek treffen.

Optimierung 3: Parallele Durchführung der Bemusterung

Das herkömmliche Vorgehen sieht vor, nach Fertigung des Strukturmodells ein Verarbeitungsmuster und anschließend ein Farbmuster zu erstellen – eine sequenzielle Abfolge, die 7 bis 10 Tage in Anspruch nimmt. Bei der optimierten Vorgehensweise werden alle drei Muster parallel angefertigt, sodass die gesamte Bemusterung in 3 bis 5 Tagen abgeschlossen ist. Für die Farbmuster kommt der Digitalproof zum Einsatz, für die Strukturmodelle der Laserschnitt oder manuelle Muster, und für die Verarbeitungsmuster werden die im Betrieb vorhandenen Verarbeitungsanlagen für einen Probelauf genutzt – drei Linien werden parallel gestartet.

Der Schlüssel zur parallelen Durchführung liegt in einer klar definierten Verantwortungsaufteilung. Die Farbmuster werden vom Druckingenieur verantwortet, die Strukturmodelle vom Strukturingenieur und die Verarbeitungsmuster vom Verarbeitungsingenieur. Nachdem alle drei Muster fertiggestellt sind, werden sie gemeinsam zur Bestätigung an den Kunden übergeben, um zu vermeiden, dass getrennte Freigaben zu widersprüchlichen Rückmeldungen führen.

Optimierung IV: Druck- und Weiterverarbeitungsprozesse parallel ausführen

Im herkömmlichen Ablauf beginnt die Vorbereitung der Weiterverarbeitung erst nach Abschluss des Druckvorgangs. Die optimierte Vorgehensweise besteht darin, die Vorbereitung der Weiterverarbeitung gleichzeitig mit dem Druckstart einzuleiten, einschließlich der Herstellung des Stanzwerkzeugs, der Einrichtung der Faltschachtelklebemaschine und der Vorbereitung der Inlay-Formen. Die Herstellung des Stanzwerkzeugs erfordert 2 bis 3 Tage, die Einrichtung der Faltschachtelklebemaschine 0,5 Tage – diese beiden Aufgaben können vollständig parallel zum Druck durchgeführt werden.

Voraussetzung für die parallele Bearbeitung ist, dass die Entwurfsdatei und die technische Zeichnung bereits bestätigt sind. Wird mit der Vorbereitung der Weiterverarbeitung begonnen, bevor die Entwurfsdatei oder die technische Zeichnung bestätigt ist, werden Ressourcen verschwendet. Es wird empfohlen, die Vorbereitung der Weiterverarbeitung unmittelbar nach Bestätigung des Druckstartzeitpunkts einzuleiten, wodurch 2 bis 3 Tage eingespart werden können.

Optimierung fünf: Lieferantenklassifizierungsmanagement

Langsame Reaktionen von Lieferanten sind eine häufige Ursache für Projektverzögerungen. Das Lieferantenklassifizierungsmanagement kann dieses Problem lösen. Dabei werden die Lieferanten nach ihren Fähigkeiten in drei Stufen eingeteilt: strategische Stufe, bevorzugte Stufe und alternative Stufe. Lieferanten der strategischen Stufe übernehmen komplexe und hochwertige Aufträge, Lieferanten der bevorzugten Stufe übernehmen Routineaufträge, und Lieferanten der alternativen Stufe werden zur Kapazitätsergänzung oder für den Preiswettbewerb eingesetzt.

Das Klassifizierungsmanagement muss zudem mit einem Auftragsverteilungsmechanismus einhergehen. Routineaufträge werden bevorzugt an Lieferanten der bevorzugten Stufe vergeben, um eine schnelle Reaktion sicherzustellen; komplexe Aufträge werden an Lieferanten der strategischen Stufe vergeben, um die Qualität zu gewährleisten; bei dringenden Aufträgen können vorübergehend Lieferanten der alternativen Stufe herangezogen werden, um die Kapazität sicherzustellen. Durch diese Klassifizierung kann die Zeit für die Auftragsverteilung von 1 Tag auf 2 Stunden verkürzt werden.

Optimierung sechs: Digitale Kollaborationswerkzeuge

Digitale Kollaborationswerkzeuge können die Kommunikationseffizienz deutlich steigern. Es gibt drei gängige Kategorien von Werkzeugen: Projektmanagement-Tools (wie Trello, Jira), Dateifreigabe-Tools (wie Nutstore, OneDrive) und Instant-Messaging-Tools (wie WeCom, Feishu). Werden die drei Kategorien gemeinsam eingesetzt, lassen sich sämtliche Projektinformationen nachvollziehbar und durchsuchbar gestalten.

Projektmanagement-Tools dienen der Aufgabenverteilung und Fortschrittsverfolgung, Dateifreigabe-Tools der Versionsverwaltung von Design- und Prozessdateien, und Instant-Messaging-Tools der täglichen Kommunikation sowie der Bearbeitung dringender Anliegen. Der kombinierte Einsatz der drei Werkzeugkategorien kann die Projektkommunikationszeit um mehr als 30 % verkürzen.

Optimierung 7: Vorgezogene Konformitätsprüfung

Eine verzögerte Konformitätsprüfung ist eine häufige Ursache für Terminüberschreitungen. Prüfungen für Lebensmittelkontakt, Exportzertifizierungen und branchenspezifische Zertifizierungen benötigen jeweils 5 bis 15 Werktage. Der entscheidende Ansatz ist die vorgezogene Einleitung: Bereits in der Projektstartphase wird die Konformitätsprüfung in die Planung aufgenommen, sodass die Probeneinreichung und -prüfung parallel zum Projektverlauf erfolgt.

Der Schlüssel zur vorgezogenen Konformitätsprüfung liegt darin, frühzeitig zu erkennen, ob das Projekt konformitätspflichtig ist. Die Beurteilung stützt sich auf drei Kriterien: die Branche des Kunden (Lebensmittel, Medizinprodukte, Kinderprodukte erfordern Prüfungen), das Exportzielland des Produkts (unterschiedliche Anforderungen je nach Land) sowie ausdrückliche Anforderungen des Kunden. Nach der Identifizierung werden sofort Proben zur Prüfung eingereicht, sodass der Bericht genau zum Projektabschluss vorliegt.

Optimierung VIII: Aufbau eines Schnellreaktionsmechanismus

In Projekten treten unerwartete Probleme auf, wie z. B. kurzfristige Zusatzaufträge des Kunden, verspätete Materiallieferungen oder Geräteausfälle. Ein Schnellreaktionsmechanismus stellt sicher, dass Probleme innerhalb von 24 Stunden aufgegriffen und innerhalb von 48 Stunden mit einer Lösung versehen werden. Der Mechanismus umfasst vier Elemente: Bereitschaftspersonal, Notfallprozesse, Alternativpläne und Eskalationspfade.

Das Bereitschaftspersonal wechselt wöchentlich, sodass zu jeder Zeit jemand erreichbar ist. Die Notfallprozesse sind standardisiert, um Ad-hoc-Entscheidungen zu vermeiden. Alternativpläne werden im Voraus vorbereitet – so kann beispielsweise bei einem Ausfall des Hauptlieferanten sofort auf einen Ersatzlieferanten umgestellt werden. Die Eskalationspfade sind klar definiert; übersteigt ein Problem den Zuständigkeitsbereich des Bereitschaftspersonals, wird es unverzüglich an den Projektmanager oder die zuständige Leitung eskaliert.

Kennzahlen zur Effizienzoptimierung

Effizienzoptimierung erfordert messbare Kennzahlen. Es gibt vier zentrale Kennzahlen: die termingerechte Lieferrate von Projekten, die durchschnittliche Entwicklungsdauer, die Ausschussrate und die Kundenzufriedenheit. Diese vier Kennzahlen werden monatlich erfasst und ausgewertet, um die Optimierungswirkung direkt sichtbar zu machen.

Der Zielwert für die termingerechte Lieferrate liegt bei über 90 %, der Zielwert für die durchschnittliche Entwicklungsdauer bei 7 bis 10 Tagen, der Zielwert für die Ausschussrate bei unter 2 % und der Zielwert für die Kundenzufriedenheit bei 4,5/5. Wenn die Kennzahlen drei Monate in Folge die Zielwerte erreichen, können die Zielwerte weiter optimiert werden, um das Team zu kontinuierlichen Verbesserungen anzutreiben.

Kernpunkte im Überblick

• Ursachen für geringe Effizienz in der Verpackungsentwicklung: langsame Anforderungsbestätigung, häufige Änderungen, viele serielle Aufgaben, langsame Lieferantenreaktion.
• Kernoptimierungsansatz: Was parallelisierbar ist, parallelisieren; was standardisierbar ist, standardisieren; was vorgezogen werden kann, vorziehen.
• Acht Optimierungsstrategien: Anforderungs-Templates, Kartonagemusterbibliothek, parallele Bemusterung, parallele Verarbeitung, Lieferantenklassifizierung, digitale Tools, vorgezogene Konformitätsprüfung, schnelle Reaktion.
• Vier Kennzahlen: Termintreue, durchschnittliche Entwicklungsdauer, Ausschussquote, Kundenzufriedenheit.

Die Effizienzoptimierung in der Verpackungsentwicklung ist ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess. Jede Projektnachbereitung deckt neue Optimierungspotenziale auf und trägt dazu bei, die Abläufe reibungsloser zu gestalten. Optimierung hat kein Ende, doch jeder Optimierungsschritt bringt das Team einen Schritt näher an mehr Effizienz.