Risiken bei der Auftragsabwicklung von Variablen Daten Druck VDP in der 3. Kategorie – variables Druckvolumen, variable Verpackungsgrößen, variable Lieferadressen: Wenn eine Druckerei erstmals einen VDP-Auftrag annimmt, wird am ehesten die Druckproduktion selbst unterschätzt, nicht aber das Layout und die Lagerhaltung.
💡 💡 Auf einen Blick
Die tatsächlichen Kosten von VDP liegen nicht im Druck, sondern darin, dass variable Daten die Chargenproduktion fragmentieren (Datenbatches, Anzahl der Varianten), variable Felder die Verpackungsspezifikation verändern (eine Vorschau der Extremwerte der Felder ist erforderlich) und bei der Konfektionierung und Einlagerung manuelle Arbeit anfällt (die Anzahl der Empfängeradressen sollte als separate Variable im Angebot ausgewiesen werden). Für personenbezogene Kundendaten mit Namen und Adresse ist eine Löschung nach der Verwendung zu vereinbaren.
Im Jahr 2023 haben wir einen Auftrag für den variablen Datendruck von 30000 Karten angenommen. Der Kunde ist eine Apothekenkette und benötigte Mitgliedskarten, auf denen jeder Mitgliedskarte eine eindeutige Kartennummer und ein Name zugeordnet waren. Bei der Kalkulation haben wir den Stückpreis auf Basis von 30000 Stück berechnet, und der Kunde war sehr zufrieden.
Nach dem Drucken stellten wir fest, dass die tatsächliche Kostenstruktur völlig anders war als bei 30000 statischen Karten.
30000 Karten, bei einer Typografie von 30000 Karten wäre der Arbeitsaufwand absurd. Denn die Namen auf den Karten haben unterschiedliche Längen – ein Name mit vier Zeichen benötigt einen anderen Platz als ein Name mit zwei Zeichen, und die Kartennummern können je nach Bedarf führende Nullen enthalten oder nicht. Die Typografie-Software muss den Platz für das längste Feld reservieren und die Daten anschließend einzeln einfügen. Unsere Grafiker haben dafür 3 Tage benötigt.
Noch ärgerlicher ist die Warenannahme. Die Kunden verlangen eine „Versand nach Apothekenbereichen“ – insgesamt sind es 86 Apotheken. Schließlich haben wir 86 Pakete verpackt, jedes mit einem anderen Versandetikett. Diese 86 Pakete haben fast den gesamten Nachmittag an Lagerarbeitszeit in Anspruch genommen.
Dieser Betrag wurde letztlich in den Stückpreis eingerechnet, wodurch der Stückpreis um 0.15 Yuan je Stück stieg. Der Kunde hatte keine Einwände, da wir ihm dies im Voraus erklärt hatten. Hätten wir es nicht im Voraus erklärt, wäre der Aufschlag von 0.15 Yuan als willkürliche Zusatzgebühr des Druckereibetriebs betrachtet worden.
Risikokategorie 1: Variable Daten zerlegen das Konzept der „Massenproduktion“
Die Kalkulationslogik des traditionellen Drucks basiert auf der Auflage: Stückpreis = (Kosten für die Druckplatte + Stückpreis × Menge) / Menge. Je größer die Menge, desto niedriger ist der Stückpreis, da sich die Kosten für die Druckplatte auf eine größere Stückzahl verteilen.
VDP widerlegt diese Logik. Denn bei variablen Datendrucken gibt es keine Druckplattenkosten, die auf die Auflage verteilt werden – es werden ohnehin keine Druckplatten erstellt, da jede Version datengesteuert ist. Dennoch bleibt die Auflage wichtig, denn sie bestimmt die Effizienz der Datenverarbeitung.
Konkrete Unterschiede:
30000 Felder stammen aus derselben Datendatei, die Verarbeitung erfolgt stapelweise und ist hocheffizient.
30000 Felder stammen aus 30 verschiedenen Excel-Dateien, die jeweils ein anderes Format haben. Dadurch sinkt die Bearbeitungseffizienz erheblich und die Fehlerwahrscheinlichkeit steigt.
30000 Felder werden in 5 Chargen im Abstand von einer Woche geliefert, dann handelt es sich nicht um eine einmalige Bestellung, sondern um 5 Kleinbestellungen, 5 Produktionsplanungen und 5 Lieferungen.
Wenn Sie also einen VDP-Auftrag annehmen, müssen Sie als Erstes fragen, woher die Daten kommen, wann sie vollständig vorliegen und ob sie auf einmal oder in Teilbestellungen bereitgestellt werden. Wenn diese Frage nicht klar beantwortet wird, sind alle nachfolgenden Angebote wertlos.
Risiko der zweiten Kategorie: Variable Felder verändern die Verpackungsspezifikation
Dieses Risiko besteht bereits in der Entwicklungsphase, wird jedoch häufig erst in der Produktionsphase erkennbar.
Ein realer Fall, den uns begegnet ist: Ein Kunde benötigte Flaschenetiketten mit einer eindeutigen Nummer. Die Nummer besteht aus 8 Ziffern. Vom Kunden war bei der Gestaltung eine feste Position vorgesehen. Enthält die Nummer jedoch aufeinanderfolgende Nullen (z. B. 10000456), sieht dieser Abschnitt wie „10000456“ aus und hat dieselbe Breite wie die übrigen Nummern. Das ist kein Problem.
Ein anderer Kunde ist jedoch völlig anders. Ihre Nummern enthalten einen Regionscode und einen Filialcode und haben das Format „3201-0087-0042“, mit einem Bindestrich in der Mitte. Dieser Bindestrich entspricht in den einzelnen Filialen unterschiedlichen Längen, sodass die Gesamtbreite je nach Filial um 2 bis 4 Zeichen variiert.
Dieser Unterschied führt dazu, dass: dasselbe Etikett in verschiedenen Geschäften leicht unterschiedlich platziert wird. In der Designvorlage des Kunden wurde der Platz für die längste Variante vorgesehen, sodass bei der kürzeren Variante ein Bereich frei bleibt.
Noch problematischer ist es, wenn im Feld Absätze vorhanden sind, die entsprechend der Länge des Namens ausgerichtet werden müssen. Diese Anforderung ist insbesondere im Kontext chinesischer Namen sehr häufig.
Deshalb muss bei der Annahme eines VDP-Auftrags zwingend einmal eine „Extremwert-Vorschau der Felder“ durchgeführt werden: Man benötigt jeweils eine Beispielgruppe mit den längsten, kürzesten sowie sonderzeichen- und gemischten Halbbreit-/Vollbreitwerten, führt damit tatsächlich einen Satzlauf durch und prüft die Positionen visuell. Dafür benötigt man eine halbe Stunde, kann sich aber später die Nacharbeit für mehrere tausend Fehlprodukte ersparen.
Risiko der dritten Art: Lagerung und Umfüllung – als „Kleinigkeit“ betrachtet, aber teuer
Die fertigen Erzeugnisse einer VDP-Einheit sind „eine Anzahl unterschiedlicher Dinge“ und nicht „eine Charge identischer Dinge“. Die Auswirkungen auf die Lagerhaltung gehen weit über das Drucken selbst hinaus.
Drei häufige Kosten:
Erstens sind die Verpackungsgrößen nicht einheitlich.Wenn die Abmessungen der verschiedenen Varianten geringfügig voneinander abweichen, können die Karten in einem Karton nicht gemischt verpackt werden und müssen separat verpackt werden. Wenn 30000 Karten auf 12 Varianten verteilt sind, sind möglicherweise 12 Verpackungsarten oder sogar 12 Kartons erforderlich.
Zweitens die Arbeitszeit für das Umfüllen und Etikettieren. Im Fall von 86 Packungen benötigten die Lagerarbeiter allein für das Etikettieren und die Überprüfung der Filialnummern einen halben Tag. Bei 800 Filialen würde sich dieser Zeitaufwand vervielfachen.
Drittens die Komplexität der Abnahme-Stichprobe.Für statische Karten genügen 100 Stichproben. Bei variablen Daten muss die Richtigkeit jeder Variante geprüft werden. Gibt es 12 Varianten, muss das Stichprobenkonzept neu entworfen werden, und der Kunde verlangt in der Regel, dass jede Variante geprüft wird.
Bei der Angebotserstellung gehen wir so vor, dass wir die „Anzahl der Varianten“ und die „Anzahl der Lieferadressen“ als unabhängige Kalkulationsgrößen behandeln, statt sie in den Stückpreis einzubeziehen. So können Kunden klar erkennen: Wenn Sie 800 Lieferadressen benötigen, entstehen dadurch bereits Kosten. Viele Kunden reduzieren daraufhin aktiv die Anzahl der Lieferadressen oder akzeptieren eine schrittweise Belieferung nach Geschäften.
Anfrageliste für VDP-Einseitige
Wenn wir diese als Checkliste an den Kunden senden, ist unsere Nacharbeitungsquote deutlich gesunken:
Der 7. Punkt wird häufig übersehen. Variable Daten mit Namen, Adresse und Mobiltelefonnummer gelten als personenbezogene Daten. Wenn die Druckerei sie nicht sorgfältig verwaltet, besteht ein Compliance-Risiko. Unser aktuelles Vorgehen lautet: Die vom Kunden bereitgestellte Originaldatendatei wird nach Vertragsabschluss vereinbarungsgemäß gelöscht; wenn eine Kopie benötigt wird, stellt der Kunde die Daten erneut bereit. Dieser Punkt wird in den Vertrag aufgenommen. Andernfalls wird die Verantwortung stillschweigend übernommen.
Weiterführende Lektüre
VDP ist lediglich eine Variante des Digitaldrucks und steht in Zusammenhang mit der Produktionsplanung und dem Datenmanagement:
Häufige Fragen
Wie sollte der Stückpreis eines VDP-Auftrags berechnet werden, damit er aussagekräftig ist?
Die Anzahl der Varianten und die Anzahl der Lieferadressen sollten als unabhängige Kalkulationsgrößen behandelt und nicht im Stückpreis versteckt werden. Der Kunde muss erkennen, dass 800 Lieferadressen selbst eine eigenständige Kostenposition darstellen.
Warum kann VDP trotz fehlender Formkosten günstig sein?
Bei VDP werden keine festen Druckformen hergestellt, sodass eine andere Kostenstruktur als beim Offsetdruck vorliegt. Die Chargengröße beeinflusst jedoch weiterhin die Effizienz der Datenverarbeitung. Eine einmalige Datenbereitstellung ist wesentlich effizienter als mehrere Etappen.
Welche Probleme können durch unterschiedliche Feldbreiten entstehen?
Layoutpositionen können sich verschieben, die Ausrichtung längerer Textfelder kann fehlerhaft sein und in extremen Fällen können Inhalte über ihren vorgesehenen Bereich hinausreichen. Daher sollte eine Prüfung der Extremwerte mit je einem Beispiel für das längste und das kürzeste Feld durchgeführt und das Layout tatsächlich erzeugt werden.
Warum mussten 30000 Karten auf 86 Pakete verteilt werden?
Der Kunde verlangte eine Versendung nach Apothekenregionen. Der Personalaufwand für Umverpackung und Etikettierung übertraf den eigentlichen Druckaufwand deutlich. Allein die 86 Pakete beanspruchten einen halben Tag Lagerpersonal.
Wie unterscheidet sich ein VDP-Qualitätsprüfplan vom statischer Produkte?
Bei statischen Produkten genügt üblicherweise eine Stichprobe von 100 Exemplaren. Bei VDP muss jede Variante auf Richtigkeit geprüft werden. Bei vielen Varianten muss der Prüfplan neu entworfen werden, und Kunden verlangen in der Regel die Kontrolle jeder Variante.
Bestehen bei vom Kunden bereitgestellten Namen und Adressen Datenschutzrisiken?
Ja. Es handelt sich um personenbezogene Daten. Druckereien sollten vereinbaren, dass die originalen Datendateien nach Auftragsabschluss gelöscht werden. Diese Regelung sollte schriftlich im Vertrag festgehalten werden; andernfalls wird das datenschutzbezogene Risiko vom Druckhaus übernommen.
Ab welcher Menge ist VDP wirtschaftlich sinnvoll?
Das hängt von der Komplexität der Varianten und den Kosten der Datenverarbeitung ab. Bei wenigen Varianten, einheitlichen Daten und einer einmaligen Bereitstellung können bereits einige Tausend Exemplare sinnvoll sein. Bei vielen Varianten, uneinheitlichen Daten und mehreren Lieferetappen ist eine deutlich größere Menge erforderlich.
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