Verpackungsmenge: 3 reale Abrechnungsgrenzen – Unterlieferung / Überlieferung / Umrechnung von Restmengen Wenn der Drucker am Versandtag feststellt, dass die Mengen nicht übereinstimmen: Welche drei Dokumente sollten zuerst geprüft werden?
💡 💡 Auf einen Blick
Verpackungsmenge-Differenzen treten ausschließlich auf den letzten 200 Metern auf: Produktion, Zählung, Verladung und Empfangsbestätigung. Es gibt drei Arten von Abweichungen: ① Fehlmenge – Unterscheidung zwischen produktionsbedingtem Verlust (normal; in den Bedingungen müssen sowohl die eingesetzte Menge als auch die Liefermenge angegeben werden), Transportschäden (die Verantwortung wird anhand von drei Fotos geklärt: Gesamtansicht der Verladung, Detailaufnahme der Siegelnummer und Nahaufnahme der Etiketten der letzten beiden Paletten) und unterschiedlichen Zählkriterien (dem Kunden die Packliste senden, eine Zeile je Palette einschließlich der kumulierten Menge); ② Übermenge – sie stört die Bestandsplanung und den Promotionstakt des Kunden, im Fall der Mengenerfassung im Einzelhandel eine Grenzüberschreitung; bei einem Vertrag von mehr als 2% kann der Kunde die gesamte Charge ablehnen, daher gilt als harte Regel: Die Liefermenge muss exakt der Bestellmenge entsprechen; ③ Restmenge – Bei der Materialbereititung wird aufgerundet und die Differenz goes to the inventory; sie darf keinesfalls in die Kartons gemischt oder mündlich erklärt werden. Am Tag der Auslieferung ist die Reihenfolge fest: Fertigstellungsliste → Packliste → Lieferschein + Siegelprotokoll; das Fahrzeug darf erst nach der Prüfung losfahren.
Im Juni 2026 erhielt ein Kunde, der Mondkuchen herstellt, eine von uns gelieferte Charge Geschenkboxen. Die Menge stimmte: 5000 Sets laut Vertrag, 5000 Sets geliefert.
Aber das Lager des Kunden sagt: „Die Anzahl beträgt nur 4860 Sets.“
Die Fotos, die uns der Kunde zur Verfügung gestellt hat, zeigen die Entladung auf dem Frachtterminal – 48 Paletten, wobei jede Palette je nach Höhe unterschiedlich Many- und übereinander gestapelt ist. In unseren eigenen Versandunterlagen sind ebenfalls 5000 Sets angegeben.
Wir zweifelten nicht am Kunden, da der Kunde ein vollständiges Empfangsschreiben und eine erneute Bestandsaufnahme im Lager vorgelegt hat und die Zahlen in dieser Aufzeichnung mit denen auf dem Empfangsschreiben übereinstimmen. Da beide Zahlen übereinstimmen, kann kein Fehler bei der erneuten Bestandsaufnahme im Lager vorliegen.
Wo sind die 140 Sätze geblieben?
Wir haben drei Tage lang die Sendungsverfolgung rückwärts geprüft und schließlich die Ursache beim Verladen gefunden: Die letzten zwei Paletten waren lose verpackt, die Kartons hatten keine Versandetiketten und wurden, da sie in derselben Charge lagen, von der Frachtstation als noch zu bearbeitende Sendungen auf ein anderes Gleis verschoben.
Die Warenstation hat es zugegeben, aber die Ware wurde bereits an verschiedene Orte versandt, sodass eine Rückholung nahezu unmöglich ist. Die letzten 140 Sets stellen wir kostenlos nach. Der Verlust besteht in einer Lieferzeitverzögerung von 4 Tagen sowie den Kosten für eine Materialcharge.
Nach diesem Vorfall haben wir sämtliche Prüfpunkte in unseren Abwicklungsprozessen neu erarbeitet. Die zentrale Erkenntnis lautet: Mengenstreitigkeiten werden nicht in der Produktion, sondern auf den „letzten 200 Metern“ gelöst.
Erste Kategorie: Kurzpackungen – drei Ursachen, drei Lösungen
Eine Unterlieferung bedeutettatsächlich weniger geliefert zu haben als im Vertrag vereinbart. In der Verpackungsindustrie wird dies nahezu zwangsläufig in geringem Umfang auftreten, da beim Verpacken selbst Verluste entstehen und bei vielen Produkten die Anzahl der qualitätsgerechten Einheiten nach Aufrundung naturgemäß einen Rest ergibt. Entscheidend ist jedoch die Unterscheidung der drei Ursachen.
Ursache 1: Produktionsverluste (normal).Bei der Druckereinstellung, beim Farbproofing und bei der Maschinenjustierung verbraucht der Drucker einen Teil der Fertigprodukte. Diese Produkte werden normalerweise als Muster oder Ausschuss behandelt und nicht in die Liefermenge eingerechnet. Wenn im Vertrag die Lieferung von 5000 qualitätsgerechten Sets vereinbart ist, entspricht die Liefermenge nach Abzug der Verluste den vertraglichen Anforderungen.
Verfahrensweise: In den Vertrag sind die beiden Zahlen „Liefermenge“ und „Einsatzmenge“ sowie die Berechnungsmethode der Qualitätsrate eindeutig aufzunehmen.Unsere aktuelle Standardklausel lautet: „Lieferung gemäß Einsatzmenge von X Sätzen, Qualitätsrate nicht unter 98 %, Lieferung von mindestens Y qualitätsgerechten Sätzen. Der über den vereinbarten Anteil hinausgehende Qualitätsmangel ist von der Partei B nachzuproduzieren.“ Dieser eine Satz nimmt den meisten Streitigkeiten wegen zu knapper Lieferungen die Grundlage.
Ursache 2: Transportschäden (Unfall). Bei der Verladung waren es 5000 Sets, bei der Ankunft nur noch 4860. Von den fehlenden 140 Sets wurden einige durch Druckschäden beschädigt. Bei der Bearbeitung solcher Fälle ist die Beweiskette entscheidend: Fotos beim Verladen, Siegelnummern, Öffnungsprotokoll bei der Ankunft sowie Fotos der beschädigten Ware.
Unser derzeitiges Vorgehen ist: Vor dem Versand jeder Ladung werden drei Fotos aufgenommen – eine Gesamtansicht der fertig beladenen Palette, eine Nahaufnahme des Versiegels (mit Nummer) und das Versandetikett der letzten beiden Paletten. Gleichzeitig wird die Siegelnummer auf dem Lieferschein vermerkt. Ohne diese drei Fotos liegt die Haftung für Transportschäden beim Kunden; mit diesen drei Fotos liegt sie beim Frachtführer.
Unsere 140 Sätze an Mooncakes waren darauf zurückzuführen, dass für die letzten zwei Paletten keine Fotos der Versiegelungskennzeichnungen auf den Umkarton gemacht wurden, sodass wir die Kosten selbst tragen mussten.
Ursache 3: Uneinheitliche Zählweise (am häufigsten).Die Frachtstation nimmt die Ware nach „Paletten“ an, während der Kunde nach „Sets“ empfängt, sodass eine Umrechnungsstufe fehlt. Wenn bei 48 Paletten die Lagenzahl je Palette und die Stückzahl je Lage unterschiedlich sind, beträgt die Gesamtzahl keineswegs 5000.
Verarbeitungsweise: Dem Kunden vor dem Versand die Packliste bereitstellen – wie viele Sets pro Palette, wie viele Paletten und die Gesamtzahl der Sets, jeweils eine Zahl pro Zeile. Wir verwenden derzeit eine einfache Tabelle, sodass das Kundenlager direkt nachzählen kann, ohne selbst zu rechnen. Sie wird als zweite Seite hinter dem Lieferschein beigefügt.
Typ 2: Überfüllung – Der gut gemeinte Überlauf und warum er trotzdem Probleme verursachen kann
Überlieferung bedeutet die tatsächliche Lieferung von mehr als der vertraglich vereinbarten Menge. Das klingt zunächst nach etwas Positivem, hat in der Praxis jedoch echte Probleme.
Erstens beeinträchtigt eine Überfüllung den Lagerbestand und den Absatzrhythmus des Kunden.Wenn der Kunde Geschenkboxen für Mondkuchen fertigt, richtet sich die zugestellte Menge nach dem Plan für die Belieferung des Endkunden. Ein Überbestand von 60 Sets bedeutet, dass ein Teil dieser Ware bis zum nächsten Jahr liegenbleibt – nach dem Mittwochsfest sind die Geschenkboxen unbrauchbare Verpackungen.
Zweitens ist ein Überfüllen im Einzelhandel unzulässig. Wenn es sich um Waren handelt, die gewogen oder gezählt werden, kann eine Abweichung zwischen der tatsächlichen Verpackungsmenge und der angegebenen Menge Probleme mit den Messvorschriften auslösen. In einem früheren Artikel haben wir bereits über die Sicherstellung der Nettomengenmessung bei Produkten mit fester Packungsgröße geschrieben. In diesem Kontext stellt ein Überfüllen einen direkten Verstoß dar.
Drittens stellt die Überlieferung einen Vertragsverstoß dar. In vielen Rahmenverträgen steht: „Lieferung gemäß Bestellmenge; eine Über- oder Unterlieferung von höchstens 2 % gilt als normal“. Sobald 2 % überschritten werden, ist der Kunde berechtigt, die gesamte Charge abzulehnen. Das ist keine bloße Mutmaßung – bei einem Kunden hat die Druckerei „hilfsbereit“ 30 Sätze mehr geliefert (5 %), und die Qualitätsabteilung des Kunden hat die Annahme verweigert mit der Begründung, diese Charge könne nicht in das System übernommen werden.
Die harte Regel in unserem Werk lautet: Die Liefermenge muss exakt der Vertragsmenge entsprechen; ein einziges Stück mehr darf nicht versandt werden.Wenn auf Produktionsseite durch Nachfertigung aufgrund von Verlusten eine höhere tatsächliche Ausbringung als die Bestellmenge entsteht, werden die zusätzlichen Fertigwaren als Bestand eingelagert und nicht in diese Charge aufgenommen. Diese Vorgehensweise wirkte anfangs etwas übertrieben, sie vermeidet jedoch den Großzahl aller Mengenstreitigkeiten.
Es gibt drei Ausnahmen, in denen Sie aktiv zusätzliche Mengen geben können:
1. Musterversand. Musterteile, Weißmuster und bestätigte Muster müssen getrennt von den Produktionswaremengen und den zugehörigen Belegen geführt werden und dürfen nicht mit Serienware vermischt werden.
2. Ersatzartikel. Vorab mit dem Kunden vereinbaren, dass „2 % Ersatzartikel zum Nachversand beschädigter Ware“ beigelegt werden, und auf dem Lieferschein vermerken: „Enthält X Sätze Ersatzartikel“. Ohne eine klare Angabe werden die Ersatzartikel als Überpackung behandelt.
3. Fortlaufend nummerierte Zubehörteile. Beispielsweise wird jeder Karton mit einer zusätzlichen Bedienungsanleitung versehen oder einer Charge Aufkleber beigelegt. Diese sind in der Packliste getrennt aufzuführen.
Die dritte Kategorie: Umrechnung der Restbeträge – der am häufigsten übersehene Dritte
Bei vielen Bestellungen ist die Menge keine ganze Zahl: Der Kunde benötigt 3200 Geschenksets + 380 einseitige Anleitungen + 60 Anhänger-Handbücher.
Jedes der drei Zubehörteile weist einen Druckverlust auf, sodass sich die Restmengen in der Produktion zu ungeraden Zahlen summieren. Es gibt drei gängige Vorgehensweisen, doch nur eine ist richtig:
Bei der Restwertumrechnung kommt es vor allem darauf an, eine Zeile in der Tabelle daraus zu machen:
Unsere Packliste sieht so aus:
Der Kunde kann mit dieser Tabelle sofort berechnen, wie viele Artikel er erhalten soll und wie viele er als Reserve einplanen muss. So werden Streitigkeiten über Restmengen ein für alle Mal beendet – indem daraus eine konkrete Zahl und nicht nur eine mündliche Anweisung wird.
Welche drei Dokumente sollten am Versandtag zuerst geprüft werden?
Schließlich geht es um die Umsetzung. Der Versandablauf in unserem Werk besteht derzeit aus drei festen Schritten, deren Reihenfolge nicht geändert werden darf:
Erste: Produktionsabschlussbeleg.Prüfen Sie die drei Positionen Stückzahl der mangelfreien Ware, Ausschussmenge und Menge der Nacharbeit. Die Stückzahl der mangelfreien Ware muss der Bestellmenge entsprechen (oder der vereinbarten Liefermenge). Stoppen Sie die Produktion sofort vor Ort, wenn die Mengen nicht übereinstimmen. Entdecken Sie die Abweichung bitte nicht erst beim Verladen.
Zweite: Packliste.Jedes Palettenteil auf einer Zeile: Artikelbezeichnung, Palettennummer, Menge auf dieser Palette, Gesamtmenge. Dieses Formular wird sowohl für den Kunden als auch für das Lager erstellt. Das Endfeld dieser Liste ist handschriftlich mit einem schwarzen Schreibstift auszufüllen (ziffernweise Korrekturen durchstreichen und signieren) oder zu drucken – ein Formular, auf dem Zahlen handschriftlich geändert wurden, darf nicht verworfen und neu geschrieben werden; Korrekturen müssen durchgestrichen und signiert werden.
Dritte: Lieferschein + Siegelprotokoll.Die Siegelnummer auf dem Lieferschein muss mit dem tatsächlich verwendeten Siegel übereinstimmen. Die Ladungsfotos müssen die Siegelnummer und die Etiketten der letzten beiden Paletten zeigen. Diese drei Fotos sind der einzige Beweis für Transportstreitigkeiten.
Erst als alle drei Lieferscheine vollständig waren, durfte das Fahrzeug losfahren. Die Reihenfolge war falsch – erst verladen, dann die Unterlagen vervollständigen – und ist die Quelle sämtlicher Mengenstreitigkeiten.
Eine Gewohnheit, die wir später abgeschafft haben
Nach Abschluss dieser Nachbesprechung haben wir in unserem Werk eine „menschenfreundliche“ Vorgehensweise abgeschafft: Bisher haben die Verpacker beim Verladen, wenn sich keine vollständige Palette ergab, einfach einige Kartons aus verschiedenen Bestellungen zu einer Ladung zusammengestellt. Alle hielten das für effizient.
Allerdings hat dieses Vorgehen einen äußerst unangenehmen Nebeneffekt: Nach dem Zusammenstellen der Aufträge befindet sich in der Lieferung des Kunden eine Kiste, die nicht zu seiner Bestellung gehört. Aus einer Streitigkeit wegen einer zu geringen Menge wird ein Fall, in dem der Kunde die Ware eines anderen erhält – die Situation hat eine grundlegend andere Qualität.
Die aktuelle Regel lautet: Unterschiedliche Aufträge werden nicht in einem Ladungsgemisch befördert. Wenn sich eine vollständige Palette nicht zusammenstellen lässt, wird eine separate Palette angefertigt und mit dem Hinweis „Diese Palette enthält den Rest des Auftrags XX, insgesamt N Sätze“ am Umkarton gekennzeichnet. Dafür werden zehn Minuten mehr benötigt, doch die Streitigkeiten haben sich dadurch mehr als halbiert.
Die zugrunde liegende Logik bei der Menge ist tatsächlich einfach: Die Liefermenge ist die einzige Kennzahl, bei der der Kunde erst dann weiß, ob sie stimmt, wenn er nicht selbst produziert. Farben kann der Kunde sehen, Größen kann er messen, aber die Menge lässt sich nur anhand der Unterlagen bestätigen. Daher hängt die Sorgfalt der Unterlagen unmittelbar davon ab, ob es zu Streitigkeiten kommt.
Weiterführende Lektüre
Die Risiken in der Lieferphase stehen in Zusammenhang mit Vertrag und Abnahme; diese Artikel sollten daher gemeinsam gelesen werden:
Häufige Fragen
Soll im Vertrag die Liefermenge oder die Einsatzmenge angegeben werden?
Beide Zahlen angeben und jeweils separat definieren. Beispielsweise: „Produktion entsprechend einer Einsatzmenge von 5100 Sets, wobei die Ausbeute qualifizierter Produkte mindestens 98 % beträgt und mindestens 5000 Sets qualifizierter Produkte geliefert werden. Den über die Ausbeutequote hinausgehenden Anteil lässt die Druckerei nachproduzieren.“ Wird nur eine einzige Zahl angegeben, entsteht zwangsläufig eine Mehrdeutigkeit.
Wie wird die Verantwortung für Transportschäden festgelegt?
Verlassen Sie sich auf eine lückenlose Beweiskette: Fotos nach Abschluss der Verladung, Nahaufnahmen der Versiegelungsnummern, Fotos der Versandetiketten auf den letzten beiden Paletten, die Versiegelungsnummer auf dem Lieferschein, das Entpackprotokoll bei Wareneingang sowie Fotos etwaiger Transportschäden. Fehlt eine dieser Beweiskomponenten, wird die Verantwortung voraussichtlich dem Druckereibetrieb zugerechnet.
Ist es ein Problem, wenn mehrere Sets mehr geliefert werden?
Dies zählt. Überlieferungen können den Kundenbestand und den Rhythmus der promotionsbezogenen Maßnahmen beeinträchtigen. In einzelnen Verkaufssituationen sind zudem Vorschriften zur Mengenmessung relevant. Zudem ist in den meisten Verträgen festgelegt, dass der Kunde die gesamte Sendung ablehnen darf, wenn die Menge um mehr als 2 % von der Bestellmenge abweicht. Sofern nicht vorab schriftlich Reserveartikel vereinbart wurden, muss die Liefermenge exakt der Bestellmenge entsprechen.
Wie müssen Reserveartikel ausgegeben werden, damit sie nicht als Überpackung gelten?
Führen Sie auf dem Lieferschein und der Packliste eine separate Spalte mit der Angabe „Ersatzartikel: X Sätze“ ein und vermerken Sie dort den Verwendungszweck, etwa „Nachsendung bei Transportschäden“. Wenn dies nicht separat aufgeführt wird, geht der Kunde bei der Zählung zwangsläufig von einer abweichenden Menge aus.
Wie wird mit Nachkommastellen umgegangen, wenn die Bestellmenge keine ganze Zahl ist?
Das Material wird aufgerundet eingelagert, die Lieferung erfolgt streng gemäß der bestellten Stückzahl, und die Differenz geht in den Bestand ein. Überschüssig bedruckte Teile dürfen niemals in die Geschenkboxen gelegt oder lediglich mündlich angesetzt werden – beide Vorgehensweisen führen bei der Nachzählung zu Streitigkeiten.
Wie wird eine Packliste erstellt?
Für jedes Stück ist eine eigene Zeile anzulegen: Artikelbezeichnung, Palettennummer, Menge auf dieser Palette, kumulierte Menge sowie in vier Spalten Bestellmenge, Liefermenge, Reserve und Gesamtmenge der verpackten Einheiten. Änderungen von Zahlen sind durch Streichen und Unterschrift zu bestätigen; ein ungültiges Dokument darf nicht neu geschrieben werden.
Können Waren aus unterschiedlichen Bestellungen in einem Fahrzeug gemischt werden?
Davon wird abgeraten. Durch das Mischen von Aufträgen erhalten Kunden Ware, die nicht zu ihrer Bestellung gehört, wodurch eine Abweichung bei der Menge zu einer Verwechslung von Aufträgen wird und damit eine völlig andere Situation entsteht. Wenn eine Palette nicht vollständig gefüllt werden kann, sollte diese separat erstellt und die letzten Ziffern der Bestellnummer auf dem Außenkarton vermerkt werden.
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